「独立開業したいけど、オフィス費用が心配…」
「都心の一等地にオフィスを構えたいけど、家賃が高すぎる」
「クライアントと会う場所に困っている」
士業として独立を考える方なら、だれもが直面するオフィス選びの悩みではないでしょうか。
実は、この悩みを一気に解決できる選択肢が「士業向けシェアオフィス」です。
しかし、プライバシーの確保や機密情報の管理、クライアントとの面談スペースの確保など、士業特有の要件を満たさなければ、信用の失墜にもつながりかねません。
そこで本記事では、士業がシェアオフィスを選ぶ際のメリット・デメリットから、成功する選び方、活用のヒントまで解説します。
独立開業を考えている士業の方、オフィスコストの削減を検討している方、より効率的なワークスペースをお探しの方は、ぜひ最後までご一読ください。
１．士業向けシェアオフィスとは？
士業向けシェアオフィスとは、弁護士、公認会計士、税理士、社会保険労務士などの専門家が業務を行うために特別に設計された共用オフィススペースのことです。
従来の事務所開設では、高額な敷金・礼金に加え、家賃や光熱費などの固定費負担が重くのしかかっていました。
しかし、シェアオフィスなら必要な時に必要なスペースだけを利用できるため、コスト面での負担を軽減できます。
特に士業向けシェアオフィスの特徴は以下のとおりです。
- 顧客との面談に適した個室やミーティングルームの完備
- 機密情報を扱うための高度なセキュリティ体制
- 法人登記が可能な住所利用サービス
士業特有のニーズに応える設備とサービスが整っています。
また、受付対応や電話取次などの秘書サービス、コピー機やシュレッダーなどの事務機器、Wi-Fi環境も整備されているため、開業したその日から本業に専念できるでしょう。
さらに、同じ建物内にさまざまな士業の専門家が集まることで、異業種連携や情報交換の機会も生まれ、業務の幅を広げることも可能です。
このように、士業向けシェアオフィスは、単なるワークスペースの確保にとどまらず、専門家としての業務遂行に必要な機能を備えた、新時代の事務所形態として注目を集めています。
２．士業がシェアオフィスを選ぶメリット
士業がシェアオフィスを選ぶメリットは、以下の5つです。
- コスト削減ができる
- 一等地・都心アドレスを利用できる
- 集中できるオフィス環境が使える
- 受付・秘書サービスが利用できる
- 他業種との交流が可能
いずれも、特に独立開業を考える士業の方にとって、大きなメリットと言えるでしょう。
それぞれのメリットについて詳しく見ていきます。
メリット１．コスト削減ができる
シェアオフィスを使うことで、士業の方は事務所運営にかかる費用を抑えられます。
従来の賃貸オフィスでは、敷金・礼金などの初期費用に加え、内装工事費用、オフィス家具、複合機などの設備投資が必要でした。
その上、毎月の賃料や光熱費、通信費や清掃費なども個別に支払う必要があったのです。
一方シェアオフィスでは、この費用がすべて月額利用料に含まれているため、コストを最小限に抑えられます。
特に独立開業時は、顧客基盤の構築や広告宣伝費など、さまざまな支出が必要です。
その中で、固定費を抑えられれば、事業の安定性を高めることにも繋がります。
また契約期間も柔軟で、事業規模に応じて利用プランを変更できる点も、コスト管理の面で大きな利点です。
メリット２．一等地・都心アドレスを利用できる
士業向けシェアオフィスの大きな魅力は、通常では手の届きにくい一等地や都心部のビジネスアドレスを、手頃な価格で利用できることです。
例えば、東京都心の一等地に事務所を構えることで、顧客や取引先に対して強い信頼感を与えられます。
特に士業の場合、金融機関による与信審査や取引先による信用調査において、都心の一等地に事務所があることは大きなアドバンテージとなります。
また顧客にとっても、アクセスの良い場所に事務所があることは利便性において大きなメリットです。
シェアオフィスを使うことで、個人で事務所を借りるよりも遥かに手頃な価格で、さまざまなメリットが得られます。
メリット３．集中できるオフィス環境が使える
士業向けシェアオフィスは、専門家としての業務に集中できる環境が整っています。
防音性の高い個室や、静かな作業スペースが確保されており、機密性の高い書類を扱う業務や、集中力を要する作業に適しているからです。
高速インターネット回線や最新のOA機器など、業務に必要な設備も完備されているため、すぐに仕事を始められます。
また、会議室や応接室も必要に応じて利用できるため、顧客との打ち合わせにも便利です。
在宅ワークでは得られない、プロの仕事環境が整っていることは、士業にとって大きなメリットと言えるでしょう。
メリット４．受付・秘書サービスが利用できる
多くの士業向けシェアオフィスでは、専門的な受付・秘書サービスが利用可能です。
来客対応や電話応対、郵便物の受け取りなど、日常的な業務を効率的に処理できます。
特に個人で開業している士業の方にとって、このサービスは重要です。
専門的なトレーニングを受けたスタッフが対応することで、不在時でも顧客対応に支障をきたすことがありません。
また秘書サービスを使うことで、本来の専門業務により多くの時間を割くことができ、業務効率の向上にもつながります。
メリット５．他業種との交流が可能
シェアオフィスでは、さまざまな業種の専門家が集まる環境で仕事ができます。
特に士業の方にとって、この環境は新たなビジネスチャンスを生み出す貴重な機会となるでしょう。
例えば、税理士と社労士が協力して、より包括的なサービスを提供するといった連携が可能です。
また、シェアオフィスでは定期的に交流イベントやセミナーが開催されることも多く、自然な形で人脈を広げられます。
この交流を通じて、新規顧客の紹介を受けたり、異業種とのコラボレーションが生まれたりする可能性も高まるでしょう。
このように、シェアオフィスは単なるワークスペース以上の価値を提供し、ビジネスの成長を支援する場と言えるのです。
３．士業がシェアオフィスを利用するデメリット
士業がシェアオフィスを使う際には、以下のようなデメリットを把握しておく必要があります。
- プライバシーの確保が難しい
- 利用時間の制限がある
- 共用設備を自由に使えないことがある
- セキュリティ対策が必要な場合がある
これらのデメリットは、重要な個人情報を扱う士業にとって、特に注意が必要な点です。
事前に各デメリットへの対策を検討し、自身の業務スタイルに合わせて対応しましょう。
デメリット１．プライバシーの確保が難しい
士業の方がシェアオフィスを利用する場合は、顧客との打ち合わせや機密情報を含む書類の取り扱いに細心の注意が必要です。
オープンスペースでは、周囲の利用者に会話が聞こえてしまったり、書類の内容が見えてしまったりしかねません。
特に税理士や弁護士など、顧客の個人情報や機密情報を日常的に扱う士業にとって、このプライバシーの問題は深刻です。
完全個室タイプのシェアオフィスであっても、壁の遮音性や施錠管理など、セキュリティ面での不安は残ります。
また、オープンスペースでは他の利用者の会話や動きが気になり、集中力が低下することもあるでしょう。
特に重要な書類作成や締切に追われる業務の際には、作業効率が落ちてしまう恐れがあります。
このため、プライバシー確保のための追加的な対策や、個室の利用など、コストが上乗せになる可能性も考慮する必要があります。
デメリット２．利用時間の制限がある
士業向けシェアオフィスでは、施設によって利用可能な時間帯が異なります。
基本的に平日の9時から18時までは問題なく利用できますが、早朝や深夜の利用には制限がかかるケースは少なくありません。
特に確定申告期間中の税理士や、重要な裁判を控えた弁護士など、繁忙期には深夜まで作業が必要になることもあります。
また、海外クライアントとのオンラインミーティングで時差の関係から早朝や深夜の利用が必要な場合もあるでしょう。
さらに、急な依頼や緊急の案件に対応する必要が生じた際に、利用時間の制限があると業務に支障をきたす可能性があります。
休日や祝日の利用についても、追加料金が発生したり、利用できない場合があるため、契約前に詳細な確認が必要です。
デメリット３．共用設備を自由に使えないことがある
士業向けシェアオフィスでは、会議室やコピー機、スキャナーなどの業務に不可欠な設備が共用となっています。
この設備は、他の利用者との共有となるため、必要なときにすぐに使用できない場合があります。
特に会議室は、顧客との重要な打ち合わせや契約締結の場として必須ですが、人気の時間帯は予約が取りづらく、急な来客対応に支障をきたしかねません。
また、大量の書類をスキャンする必要がある場合や、期限の迫った資料を印刷する際に、他の利用者との順番待ちが発生することも考えられるでしょう。
共用設備の利用には、追加料金や利用時間の制限が設けられている場合がほとんどです。
例えば、会議室の利用は1回2時間までといった制限や、コピー機の利用には別途課金が必要なケースもあり、想定以上のコストが発生するおそれがあります。
デメリット４．セキュリティ対策が必要な場合がある
士業向けシェアオフィスでは、不特定多数の利用者が出入りするため、セキュリティ面での懸念が常につきまといます。
顧客の個人情報や機密情報を扱う士業にとって、情報漏えいは重大な問題です。
オフィス内での書類の取り扱いには細心の注意が必要で、席を離れる際には必ず書類を収納するなど、通常以上の管理体制が求められます。
また、パソコンの画面が他者から見えないような配置の工夫や、セキュリティソフトの導入など、追加的な対策も必要です。
さらに、共用Wi-Fiを使う場合は、通信の暗号化やVPNの利用などの対策には追加のコストや手間がかかり、業務効率に影響を与える可能性もあります。
また、万が一に備えて、専門的な保険への加入を検討する必要もあるでしょう。
４．成功する士業向けシェアオフィスの選び方
士業向けシェアオフィスを選ぶ際の重要なポイントは以下の6つです。
- 法人登記が可能か
- セキュリティとプライバシーが確保されているか
- 駅近などアクセスの良さ
- オフィス環境が整っているか
- 必要な設備がそろっているか
- 費用は予算内で収まるか
この要素を総合的に検討することで、士業の業務に最適なシェアオフィスを見つけられます。
各ポイントについて詳しく見ていきましょう。
選び方１．法人登記が可能か
士業として独立開業する際、法人登記の可否は重要な判断基準となります。
一般的なシェアオフィスでは、法人登記ができない施設も多く存在するため、事前の確認が不可欠です。
特に税理士や弁護士など、法人化を検討している士業の方は注意しましょう。
法人登記が可能なシェアオフィスを選ぶ際は、以下の3点を確認します。
- 建物の用途が事務所として利用可能であること
- オーナーや管理会社から法人登記の許可が得られていること
- 登記に必要な専有面積が確保されていること
また、将来的な事業拡大も視野に入れ、法人登記後の住所変更手続きの手間や費用も考慮しましょう。
シェアオフィスによっては、法人登記に関する行政書士への相談サービスを提供している場合もあるため、サポート体制の有無も確認することがおすすめです。
選び方２．セキュリティとプライバシーが確保されているか
士業向けシェアオフィスでは、顧客の機密情報や重要書類を扱うため、高度なセキュリティ対策が求められます。
入退室管理システムの導入状況や、監視カメラの設置の有無は最低限確認すべきポイントです。
特に、個人情報保護法や各士業法で定められた守秘義務に対応できる環境であることは確認しましょう。
プライバシーの観点では、個室やブース型の専有スペースの確保が推奨されます。
顧客との打ち合わせや電話での機密性の高い会話も多いため、遮音性に優れた会議室や通話ブースの利用可否もチェックしましょう。
さらに、書類保管用の専用キャビネットや、シュレッダーなどの文書処理設備の有無も重要です。
万が一の情報漏えいに備え、施設の損害賠償保険の加入状況や補償内容までしっかりと確認することをおすすめします。
選び方３．駅近などアクセスの良さ
士業のシェアオフィス選びでは、駅からの距離も重要な判断基準となります。
顧客との打ち合わせや関連機関への訪問など、外出の機会が多い業務特性を考えると、徒歩10分以内の立地が理想的です。
また、複数路線が利用可能な場所であれば、顧客の来訪時の利便性も高まります。
特に、税理士や社会保険労務士など、顧客企業への訪問が多い士業の場合、主要なビジネス街へのアクセスの良さもポイントです。
さらに、周辺環境にも注意しましょう。
コンビニエンスストアや飲食店、郵便局、銀行などの施設が近くにあると、業務効率が大きく向上します。
また、夜遅くまで働くことも多い士業にとって、24時間利用可能な施設や、深夜の防犯体制が整っている地域かどうかも確認すべきポイントです。
選び方４．オフィス環境が整っているか
士業向けシェアオフィスでは、専門家としての信頼性を高めるオフィス環境が重要です。
まず、執務スペースの広さや快適性を確認しましょう。
デスクやチェアの品質、照明の明るさ、空調設備の性能など、長時間の業務に耐えうる環境であることが必須です。
また、顧客を迎える応接スペースの雰囲気もチェックしましょう。
清潔感があり、プロの印象を与える内装デザインか、受付エリアは適切に整備されているかなどをチェックします。
また、防音性能や個室の仕切り方、他の利用者との距離感なども実際に確認することが大切です。
特に、法律相談や確定申告期の税務相談など、繁忙期の業務に支障がないよう、十分なスペースと静かな環境が確保されているかどうかは重要なポイントとなるでしょう。
選び方５．必要な設備がそろっているか
士業の業務に必要な設備が完備されているかもチェックしましょう。
まず、高速インターネット回線や無線LANの整備状況は必須の確認項目です。
税務や法務の専門サイトにアクセスする際のセキュリティ対策も含めて確認しましょう。
複合機やスキャナー、シュレッダーなどのOA機器の状況も重要です。
特に、大量の書類をスキャンする機会が多い士業にとって、高性能な複合機の有無は業務効率に直結します。
また、プリンターのモノクロ・カラー印刷の料金体系も確認が必要です。
会議室やミーティングスペースについては、予約システムの使い勝手や利用可能時間、追加料金の有無なども確認しましょう。
さらに、郵便物の受け取りサービスや秘書対応など、付帯サービスの内容も重要な要素です。
選び方６．費用は予算内で収まるか
シェアオフィスの利用料は、士業の開業初期にかかる費用の中でも大きな項目です。
月額利用料のほか、以下のような費用を総合的に見て検討しましょう。
- 初期費用
- 保証金
- 光熱費
- インターネット利用料
- 複合機使用料
特に注意すべきは、会議室やミーティングスペース利用にかかる追加料金です。
顧客との打ち合わせが多い士業の場合、会議室等の利用頻度が高くなるため、月々の変動費として大きな影響を与える可能性があります。
また、事業の成長に応じて柔軟にプランを変更できるか、短期解約の場合の違約金はいくらかなど、将来的なリスクも踏まえましょう。
さらに、法人登記費用や住所変更手続きにかかる費用なども含めて、総合的な予算計画を立てることをおすすめします。
５．シェアオフィスを最大限に活用するためのヒント
士業向けシェアオフィスを最大限に活用するためのヒントとして、以下の4つが挙げられます。
- 積極的に共用スペースを活用する
- イベントやセミナーに参加する
- 運営会社のサポートを積極的に活用する
- 自身のブランディングを意識する
このポイントを意識することで、単なるオフィススペース以上の価値を引き出すことができるでしょう。
ヒント１．積極的に共用スペースを活用する
士業向けシェアオフィスの共用スペースは、業務効率を高めるために重要な場所です。
例えば、集中作業用の個室ブースでは、機密性の高い資料作成や顧客との電話相談に対応できます。
また、ラウンジスペースはリフレッシュだけでなく、他の士業とのカジュアルな情報交換の場としても役立つでしょう。
会議室は顧客との打ち合わせや、セミナー開催にも最適です。
予約制で利用できるため、必要な時だけ専用スペースとして使用できます。
さらに、共用キッチンや休憩室は、長時間の業務をサポートする重要な設備です。
このように、目的に応じてさまざまな共用スペースを使いわけることで、限られたスペースを最大限に活用できます。
また積極的に利用することで、他の利用者との自然な交流が生まれ、ビジネスネットワークの拡大にもつながるでしょう。
ヒント２．イベントやセミナーに参加する
士業向けシェアオフィスで開催されるイベントやセミナーは、専門知識の向上とネットワーク構築の機会です。
具体的には、税理士向けの税制改正セミナーや、士業間の情報交換会などが定期的に開催されています。
このイベントは、最新の法改正情報や業界動向を学べるだけでなく、同じ士業や異なる専門分野の方との交流の場としても重要です。
参加者同士で情報交換することで、自身の業務に活かせる知見を得られたり、新たな協業のチャンスが生まれたりもするでしょう。
また、自身が講師としてセミナーを開催することで、専門性をアピールし、信頼関係を構築することもできます。
イベント参加を通じて築いた人脈は、将来的なビジネスチャンスや相互紹介につながる可能性も高く、士業としての価値向上に大きく貢献するでしょう。
ヒント３．運営会社のサポートを積極的に活用する
士業向けシェアオフィスの運営会社は、専門家のニーズを理解した多彩なサポートを提供しています。
具体的には、法人登記サポートや専門的な秘書業務、顧客対応など、士業特有の業務をバックアップするサービスなどが挙げられるでしょう。
このサポートを活用することで、本来の専門業務に集中できる環境が整えやすくなります。
特に、電話応対や来客対応などの付随業務を任せることで、時間の有効活用が可能になるでしょう。
また多くの運営会社は、ビジネスマッチングや異業種交流の機会も提供しているため、上手く活用することで新規顧客の開拓にも役立ちます。
さらに、運営スタッフは入居者のニーズや課題を熟知しているため、悩みに対して適切なアドバイスや解決策を提案してくれることもあるでしょう。
このような支援体制を積極的に活用することで、業務効率の向上とビジネスの成長を加速できます。
ヒント４．自身のブランディングを意識する
士業向けシェアオフィスは、専門家としてのブランド価値を高める上でも重要な要素です。
例えば、一等地にある洗練されたオフィス環境は、顧客に対して信頼性と専門性を印象づけます。
また共用エリアでの振る舞いや、他の入居者との交流を通じて、自身の専門性や人柄を自然にアピールすることも可能です。
特にオフィス内での評判は、口コミを通じて新規顧客の獲得にもつながるでしょう。
受付での顧客対応や会議室での打ち合わせなど、顧客と接する機会ではプロの印象を与えることが重要です。
シェアオフィスの充実した設備と洗練された空間を活用することで、個人事務所では難しい高級感のある接客が可能になり、結果として自身のブランド価値の向上につなげられます。
６．士業向けシェアオフィス利用時の注意点
士業向けシェアオフィスを使う際は、特に以下の点に注意が必要です。
- 契約内容を詳細に確認する
- 設備の使用状況を確認する
士業は顧客の個人情報や機密情報を扱うため、一般的なシェアオフィス利用者以上に慎重な確認が求められます。
この注意点を事前にチェックすることで、業務に支障をきたすリスクを最小限に抑えられるでしょう。
注意点１．契約内容を詳細に確認する
シェアオフィスの契約を結ぶ前に、契約内容を十分に確認する必要があります。
利用規約では守秘義務に関する条項や、他の利用者との情報共有に関するルールを詳しく確認しましょう。
料金体系については、基本料金に加えて会議室やコピー機などの付帯設備の利用料金、さらに深夜や休日の追加料金の有無まで把握しておくことが重要です。
契約期間については、短期契約から長期契約までさまざまなプランがあります。
事務所の規模拡大や移転の可能性も考慮して、柔軟性のある契約を選ぶのがおすすめです。
また、個人情報の取り扱いについては、シェアオフィス運営会社のセキュリティポリシーや、万が一の際の補償内容まで確認しておきましょう。
注意点２．設備の使用状況を確認する
士業がシェアオフィスで業務を円滑に進めるためには、必要な設備の利用状況を事前に把握することが大切です。
特に会議室については、顧客との打ち合わせに必要不可欠なため、予約システムの仕組みや空き状況、利用可能な時間帯を確認しましょう。
インターネット環境は、セキュリティ対策が施された専用回線を利用できるか確認します。
プリンターやコピー機については、スキャナー機能の有無や、大量印刷時の対応可否を確認しましょう。
電話ブースは、機密性の高い通話に対応できる防音性能があるか確認しておくと安心です。
また、24時間利用可能な個室や、施錠可能なキャビネットなど、セキュリティ対策も確認しましょう。
設備が十分に整っていない場合、業務効率の低下や顧客満足度の低下につながる可能性があるため、丁寧な確認が求められます。
士業向けシェアオフィスをお探しなら「OFFiTs」をご検討ください
士業の方に選ばれ続けている「OFFiTs」は、大阪市内の主要エリアに展開するシェアオフィスです。
法人登記はもちろん可能で、セキュリティ体制も万全を期しています。
プライバシーを重視する士業の方でも、安心してご利用いただける環境です。
4名個室であれば月額¥174,000〜、7〜8名の個室でも¥289,000〜とコストパフォーマンスにも優れています。
一般的な賃貸オフィスと比較すると、初期費用や運営コストを抑えることが可能です。
そのほか、施設内には打ち合わせに最適な会議室や、リフレッシュできる共用ラウンジも完備しています。
2024年春には本町エリアに新たな拠点「OFFiTs本町」もオープンし、屋上テラスなど、さらに充実した施設もご用意しています。
士業の方の働き方に寄り添った設備とサービスを提供する「OFFiTs」で、理想的なワークスタイルを実現しませんか？
まずは無料見学にお越しください。
30分程度で施設の魅力を実感いただけます。
Webサイトから見学予約を受け付けておりますので、ぜひお気軽にお申し込みください。
まとめ
士業向けシェアオフィスは、独立開業時の初期費用を抑えながら、都心の一等地でプロの事務所運営を実現できる選択肢です。
コスト削減や充実した設備の利用、他士業とのネットワーク構築など、数多くのメリットがあります。
一方で、プライバシーの確保や利用時間の制限、共用設備の利用調整など、デメリットには注意が必要です。
ただし、個室タイプの選択や利用時間帯の工夫、セキュリティ対策の徹底などによって対応できるでしょう。
シェアオフィス選びで成功するためには、以下の4つが重要です。
- 法人登記の可否、セキュリティ体制、アクセス、設備内容を実地で確認する
- 共用スペースやイベントを積極的に活用し、ネットワークを広げる
- 運営会社のサポートサービスを活用して業務効率を向上させる
- 契約内容や利用規約を細部まで確認し、リスクを最小化する
シェアオフィスは単なるワークスペース以上の価値を持ちます。
この環境を最大限に活用することで、士業としての専門性を高め、ビジネスの成長を加速させることが可能です。
まずは無料見学から始めて、自身の業務スタイルに最適なシェアオフィスを見つけてみましょう。
