シェアオフィスやコワーキングスペースについて、名前は聞いたことがあっても「具体的にどう違うの？」「どのような人が使っているの？」と疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。
両者は似ているようで、実際に利用するうえで異なる特徴を持っています。
シェアオフィスとコワーキングスペースを用途によって使いわけることで、効率的な働き方を実現できるでしょう。
この記事では、シェアオフィスとコワーキングスペースの違いを詳しく解説するとともに、それぞれのメリット・デメリット、利用に向いている人の特徴、選び方のポイントまで幅広く紹介します。
オフィスや作業場所を探している方、新しい働き方に興味がある方は、ぜひ最後までお読みください。
シェアオフィスとコワーキングスペースの違い
シェアオフィスとコワーキングスペースの違いをわかりやすく説明すると、
シェアオフィスは、その名の通り「オフィスをシェアする」ことに重点を置いた施設です。
個室や個別のブースが用意されており、他の利用者と適度な距離感を保ちながら、プライバシーを確保して仕事に集中できます。
コワーキングスペースは、利用者同士の交流や協業を促進する場として機能するよう設計されている施設です。
開放的なワークスペースや共有ラウンジが充実しており、異なる職種や業界の人と自然に交流できる環境が特徴に挙げられます。
シェアオフィスは比較的静かで個別の作業に適している一方、コワーキングスペースは活発なコミュニケーションが生まれやすい環境と言えるでしょう。
ただし、両者の区分に明確な規定があるわけではありません。
オフィスにかかる費用について、従来の賃貸オフィスより抑えられるという共通点もあります。
最近では、両方の特徴をあわせ持つ施設も増えているため、施設選びの際は、設備面や雰囲気、実際の利用者の様子などを総合的に判断するとよいでしょう。
シェアオフィス・コワーキングスペースを利用するメリット６つ
シェアオフィスやコワーキングスペースを利用するメリットは、主に以下の6つです。
- 初期費用を抑えられる
- 賃貸オフィスに比べて月額費用が安い場合もある
- 広さを柔軟に選べる
- 会議室など業務に必要な施設が使える
- 共有スペースで他の利用者と交流できる
- 事務サービスを受けられる
それぞれ解説します。
メリット１．初期費用を抑えられる
シェアオフィスやコワーキングスペースでは、すでに必要な設備が整っているため、初期費用を抑えられます。
家具や通信環境などの初期投資が不要なため、事業開始時の資金負担を軽減できることが大きなメリットです。
また、契約時の敷金・礼金も賃貸オフィスと比べて少額で済むことが多く、スムーズに事業をスタートできるでしょう。
メリット２．賃貸オフィスに比べて月額費用が安い場合もある
賃貸オフィスに比べて、月額費用が安い場合があることもメリットです。
シェアオフィスやコワーキングスペースでは、さまざまなニーズに適応する料金プランが用意されています。
例えば、共用スペースのみの利用や平日だけの利用、時間単位での利用など、必要な分だけ選んで契約することが可能です。
賃貸オフィスの場合、契約期間中は固定の賃料を支払う必要がありますが、シェアオフィスやコワーキングスペースなら、実際の利用状況に合わせてプランを選べます。
また、光熱費や通信費、清掃費などの管理費も月額料金に含まれていることが一般的です。
これらの費用を個別に支払う必要がないため手間が省け、トータルでのコスト削減も期待できます。
特に小規模な事業者や起業したての企業にとって、この柔軟な料金体系は大きなメリットとなるでしょう。
メリット３．広さを柔軟に選べる
シェアオフィスやコワーキングスペースでは、1人用の個室から10人以上で利用できる広いスペースまで、さまざまなサイズのオフィスを用意しています。
事業規模や従業員数に応じて、必要な広さを選択できることが大きな強みです。
賃貸オフィスの場合、契約期間中は同じ広さのオフィスを使い続ける必要がありますが、シェアオフィスやコワーキングスペースなら、事業の拡大や縮小に応じて柔軟にスペースを変更できます。
また、一時的に大きなスペースが必要な場合でも、会議室やイベントスペースを併用することで対応できるため、無駄のない運営が可能です。
メリット４．会議室など業務に必要な施設が使える
シェアオフィスやコワーキングスペースには、会議室や商談スペース、防音性の高い電話ブース、リフレッシュスペースなど、業務に必要な施設が完備されています。
この施設は、必要なときだけ予約して利用できるため、効率的な運営が可能です。
賃貸オフィスで同様の環境を整えるには、より広いスペースを借りて会議室を設けたり、防音工事を行ったりする必要があり、それだけ費用がかさみます。
また、使用頻度が低い施設を常時確保しておくのは非効率的です。
シェアオフィスやコワーキングスペースなら、必要な時だけ施設を利用できるため、コストを抑えながら充実した業務環境を整えられます。
メリット５．共有スペースで他の利用者と交流できる
シェアオフィスやコワーキングスペースの大きな特徴は、共有スペースを通じて他の利用者との交流が生まれやすい点です。
ラウンジやカフェスペースなどの共有エリアでは、異なる業種の事業者との自然な会話から、新しいアイデアや事業連携のきっかけが生まれることも少なくありません。
賃貸オフィスでは、同じビルの入居者と交流する機会はほとんどありませんが、シェアオフィスやコワーキングスペースでは交流イベントが開催されることもあります。
このような環境は、特にフリーランスや起業家にとってビジネスネットワークを広げる貴重な機会となるため、事業の成長につながるでしょう。
メリット６．事務サービスを受けられる
多くのシェアオフィスやコワーキングスペースでは、電話応対や郵便物の受け取り、秘書サービスなどの事務サービスを提供しています。
このサービスを利用することで、本来の業務に集中できる環境が整うでしょう。
特に個人事業主や小規模企業にとって、専任の事務担当者を雇用することは大きな負担です。
シェアオフィスやコワーキングスペースの事務サービスを活用することで、必要な時だけ必要なサービスを利用でき、コストを抑えながら効率的な業務運営が可能になります。
シェアオフィス・コワーキングスペースを利用するデメリット３つ
シェアオフィスやコワーキングスペースを利用する場合には、以下のような3つのデメリットもあります。
- 静かな環境を確保しにくい
- 情報漏えいに留意しなければならない
- 会議室やコピー機が自由に使えないことがある
このデメリットも正しく理解した上で、自分に合うかどうか判断しましょう。
デメリット１．静かな環境を確保しにくい
シェアオフィスやコワーキングスペースでは、複数の利用者が同じ空間で仕事をするため、静かな環境の確保が難しい場合があります。
特に共用スペースでは、他の利用者との会話や電話、キーボードの音などが気になるでしょう。
また、パーテーションで区切られているだけの個室では、隣接するスペースから音が漏れてくることもあります。
このような環境は、集中を要する作業に悪影響を与えたり、オンライン会議での発言が聞き取りにくくなったりするなど、業務に支障をきたす恐れがあります。
対策としては、防音性の高い個室を備えたシェアオフィスを選ぶことや、ノイズキャンセリングヘッドホンの使用を検討すると良いでしょう。
デメリット２．情報漏えいに留意しなければならない
シェアオフィスやコワーキングスペースでは、さまざまな企業や個人が同じ空間で仕事をするため、情報セキュリティの面でも注意が必要です。
例えば、機密資料を机の上に置いたままにすると、他の利用者の目に触れる可能性があります。
また、電話での会話や打ち合わせの内容が周囲に聞こえてしまうリスクもあるでしょう。
特に、個人情報や企業の機密情報を扱う業務では、情報漏えいは重大な問題です。
情報漏えいのリスクを軽減するためには、建物のセキュリティシステムや施錠方法を事前に確認し、管理人やスタッフが常駐している施設を選ぶことが重要です。
また、自身でも情報管理を徹底し、機密書類は必ず施錠できる場所に保管するなどの対策が求められます。
デメリット３．会議室やコピー機が自由に使えないことがある
シェアオフィスやコワーキングスペースでは、会議室やコピー機などの共用設備は、他の利用者と共有です。
そのため、急な会議や打ち合わせが発生した際に、会議室やミーティングルームが空いていないことがあります。
コピー機やプリンターなども、混雑時には順番待ちが発生するでしょう。
クライアントとの重要な打ち合わせや、締切の迫った資料作成などがある場合、すぐに利用できないことは業務に悪影響を及ぼしかねません。
対策としては、会議室の事前予約システムを活用したり、重要な打ち合わせの際は余裕を持った予約を心がけたりすることが重要です。
また、利用頻度の高い設備については、契約時に利用条件を確認しておくことをおすすめします。
シェアオフィス・コワーキングスペースの利用が向いている人
シェアオフィスやコワーキングスペースは、特に以下のような方に向いています。
- オフィスにかかる費用を抑えたい人
- 人が集まる場所での作業が好きな人
- 他の利用者とコミュニケーションを取りたい人
- オフィスやスペース内でオン・オフを切り替えたい人
それぞれ詳しく見ていきましょう。
１．オフィスにかかる費用を抑えたい人
シェアオフィスやコワーキングスペースは、コスト面で大きなメリットがあります。
賃貸オフィスと比較すると、敷金や礼金といった初期費用を抑えられるのが特徴です。
賃貸オフィスでは避けられない内装工事費用も不要なため、初期投資を最小限に抑えたい方に向いています。
特に創業間もない企業や、事業規模の拡大・縮小を検討している企業にとって、初期費用を抑えられるのは大きな魅力でしょう。
また、光熱費や通信費、清掃費なども月額料金に含まれていることが多く、予算管理がしやすいという利点もあります。
さらに、必要な期間だけ利用できる柔軟な契約形態のため、コスト削減も可能です。
２．人が集まる場所での作業が好きな人
シェアオフィスやコワーキングスペースなら、適度な活気がある環境で作業できます。
カフェのように騒がしすぎず、賃貸オフィスのように静かすぎない環境が特徴です。
キーボードを打つ音やちょっとした会話が聞こえる環境は、作業の集中力を高める効果があるという研究結果もあります。
周りの人が仕事をしている様子を見ることで、自然とモチベーションが上がるという方もいらっしゃるでしょう。
在宅勤務で感じる孤独感を解消したい方や、適度な刺激のある環境で働きたい方にとって、理想的な職場環境と言えます。
３．他の利用者とコミュニケーションを取りたい人
シェアオフィスやコワーキングスペースは、さまざまな業種の専門家が集まる交流の場としても機能します。
共有スペースでの何気ない会話から、新しいビジネスチャンスが生まれることも少なくありません。
特に、フリーランスや起業家にとって、同じような立場の人と情報交換できる環境は貴重です。
多くの施設では、交流イベントやセミナーなども定期的に開催されているため、ネットワークを広げられます。
また、異なる分野の専門家との出会いは、新しい視点やアイデアを得るきっかけにもなるため、ビジネスの可能性を広げることにもつながるでしょう。
４．オフィスやスペース内でオン・オフを切り替えたい人
シェアオフィスやコワーキングスペースの大きな特徴は、1つの施設内に業務スペースと休憩スペースがあることです。
集中して作業できる個室やブース、リラックスできるラウンジスペース、打ち合わせに適した会議室など、目的に応じて場所を使いわけられます。
賃貸オフィスではスペースが限られるため、作業場所と休憩場所をわけるのは難しいでしょう。
一方、シェアオフィスやコワーキングスペースでは、必要に応じて場所を変えることで、気分転換やリフレッシュが可能です。
業務の効率アップだけでなく、ワークライフバランスの改善にもつながるでしょう。
また、テレワークで曖昧になりがちな仕事とプライベートの境界線を、物理的な場所の移動によってはっきりさせられます。
シェアオフィス・コワーキングスペースを選ぶときのチェックポイント７つ
シェアオフィスやコワーキングスペースを選ぶ際のチェックポイントは、以下の7つです。
- 初期費用
- オプション料金を含めた月額費用
- 立地
- 共有スペースの充実度
- 個室利用の可否
- 他の利用者の職種
- 解約時にかかる料金
それぞれのポイントについて、詳しく解説します。
ポイント１．初期費用
初期費用は、特に事業立ち上げ時には大きな負担となるため、慎重にチェックしましょう。
シェアオフィスやコワーキングスペースの初期費用には、入会金、保証金、施設利用料などが含まれます。
施設によって初期費用の内訳や金額は大きく異なり、キャンペーンで初期費用が無料の場合もあるでしょう。
開業初期やスタートアップ企業の場合、できるだけ初期費用を抑えることで、事業の安定性を高められます。
複数の施設を比較し、初期費用の内訳を確認することで、予算に応じた施設を見つけられるでしょう。
ポイント２．オプション料金を含めた月額費用
シェアオフィスやコワーキングスペースの月額費用は、基本料金だけでなく、実際に利用するサービスを含めた総額で判断しましょう。
基本料金が安くても、会議室利用料、複合機使用料、ロッカー代、メールボックス料金など、必要なオプションサービスを加えると予想以上の金額になるからです。
例えば、打ち合わせが多い業務の場合は会議室の利用頻度が高くなるため、会議室料金が月額費用を大きく押し上げる可能性があります。
自らのビジネススタイルに合わせて、どのようなオプションサービスが必要か、実質的な月額費用はいくらになるかを計算して、比較検討することが大切です。
ポイント３．立地
シェアオフィスやコワーキングスペースの立地では、通勤時間、最寄り駅からの距離、周辺の飲食店や商業施設の有無など、日常的な利便性を確認しましょう。
特に来客が多い業種の場合、アクセスの良さは重要な選択基準となります。
また、同業者が集まるエリアや取引先が多い地域など、ビジネス上のメリットも考慮しましょう。
立地によって賃料は大きく変わりますが、良い立地を選ぶことで営業活動や採用活動がスムーズになり、長期的なビジネスの成長が期待できます。
ポイント４．共有スペースの充実度
シェアオフィスやコワーキングスペースの共有スペースについて、リフレッシュスペース、カフェスペース、電話ブース、商談スペースなど、必要な設備が整っているかチェックしましょう。
充実した共有スペースがあることで、気分転換や他の利用者との交流が促進され、業務効率の向上が期待できます。
共有スペースの清潔さや雰囲気は実際に見学して、照明の明るさ、空調の効き具合、騒音レベルなども確認しましょう。
業務スタイルに合った環境かどうかを体感することで、適切な判断ができます。
ポイント５．個室利用の可否
シェアオフィスやコワーキングスペースの個室の利用可否は、業務の性質や法的な要件によって重要度が変わります。
特に士業や医療関係者など、守秘義務が厳しい職種の場合、個室は必須条件です。
また、オンライン会議が多い業務の場合も、個室があることで快適に仕事を進められます。
個室を選ぶ際は、防音性、広さ、収容人数、備え付けの設備なども確認しましょう。
また、個室の予約方法や利用可能時間、追加料金の有無なども重要なチェックポイントです。
将来的な事業拡大も想定しながら、柔軟に対応できる施設を選ぶと良いでしょう。
ポイント６．他の利用者の職種
他の利用者の職種構成も重要です。
例えば、同業者が多い環境では業界の最新情報や専門的なアドバイスを得やすく、場合によっては協業の機会も生まれます。
一方、異業種が集まる環境では、新しい視点や発想に触れられるため、ビジネスの幅を広げるきっかけになるでしょう。
また、士業が多い施設の場合、防音性や個室の充実度が高い傾向にあります。
自らのビジネスに適した環境かどうか、実際の利用者の様子も確認しておくと良いでしょう。
ポイント７．解約時にかかる料金
シェアオフィスやコワーキングスペースの解約時の費用は、契約時には見落としがちですが、重要なチェックポイントです。
解約手数料、原状回復費用、保証金の返還条件など、退去時に発生する可能性のある費用を事前に確認しておくことで、将来的なトラブルを防げます。
特に注意が必要なのは原状回復費用の範囲です。
通常使用による経年劣化と、故意・過失による損傷の区別や、費用の算出方法が明確か確認しましょう。
また、解約予告期間や違約金の有無なども、契約前に必ず確認しておきたいポイントです。
シェアオフィス・コワーキングスペース以外の選択肢
オフィスを構える場合、シェアオフィスやコワーキングスペース以外の選択肢として、以下の3つが挙げられます。
- レンタルオフィス
- バーチャルオフィス
- サテライトオフィス
それぞれの特徴を理解した上で、自分に合うスタイルの施設を選びましょう。
１．レンタルオフィス
レンタルオフィスは、個室スペースを契約できる施設です。
シェアオフィスやコワーキングスペースと比べると、より独立性が高く、プライバシーを守れる環境で仕事ができます。
基本的に個室が確保されているため、機密情報を扱う業務や、集中して作業したい方に特におすすめです。
また、多くのレンタルオフィスでは共用スペースも併設されています。
個室での集中作業と、共用スペースでのリフレッシュや他の利用者とのコミュニケーションなど、オンとオフの切り替えも自然にできる環境です。
また、会議室や受付サービスなど、ビジネスに必要な設備やサービスも充実しています。
２．バーチャルオフィス
バーチャルオフィスは、物理的なオフィススペースを持たない新しいスタイルのサービスです。
実際の執務スペースは必要ないものの、ビジネス用の住所や電話番号が欲しい方に適しています。
特に個人事業主やフリーランス、スタートアップ企業にとって、自宅住所を使わずにビジネスができる点は大きなメリットと言えるでしょう。
また、実際のオフィスを借りる場合と比べて、初期費用や月額費用を抑えられることも魅力です。
多くのバーチャルオフィスでは、郵便物の受け取りや転送サービス、電話応対サービスなども提供しているため、必要な機能だけを選んで利用できます。
在宅ワークが中心でも、信頼性の高いビジネスイメージを重視したい方にとって、魅力的な選択肢です。
３．サテライトオフィス
サテライトオフィスは、企業が本社とは別に設置する拠点型のオフィスです。
通常、インターネット環境やデスク、会議室など、業務に必要な設備が整っており、本社と同様の環境で仕事ができます。
利用料は一般的に企業負担となるため、従業員の経済的な負担がない点も特徴です。
特に、自宅から本社まで距離がある場合や、ワークライフバランスの向上を目指す場合に有効な選択肢になるでしょう。
自宅近くにサテライトオフィスがあれば、通勤時間を削減でき、より効率的な働き方が実現できます。
サテライトオフィスには地域の人材活用や災害時のリスク分散といった企業側のメリットもあるため、今後さらに普及が進むでしょう。
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まとめ
シェアオフィスとコワーキングスペースは、働き方の多様化に対応した新しいオフィススタイルとして注目を集めています。
両者には、プライバシー重視のシェアオフィスと、交流を重視するコワーキングスペースという特徴の違いがありますが、いずれも従来の賃貸オフィスと比べて初期費用や運営コストを抑えられる点が強みです。
施設選びでは、初期費用や月額料金はもちろん、立地、共用スペースの充実度、他の利用者の職種構成なども重要なポイントとなります。
また、レンタルオフィスやバーチャルオフィス、サテライトオフィスなど、他の選択肢も視野に入れることで、より自分に合うオフィスを見つけられるでしょう。
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