「行政書士として独立したいけれど、事務所の初期費用が気になる。」
「都心の一等地で開業したいけれど、家賃が高すぎる。」
「自宅での開業は避けたいけれど、他にどんな選択肢があるの？ 」
このような悩みを抱える行政書士の方にとって、シェアオフィスは魅力的な選択肢となるでしょう。
なぜなら、都心の一等地でも初期費用を抑えつつ、 クライアントに好印象を与えるオフィスを持てるからです。
しかし、すべてのシェアオフィスが行政書士の事務所としての要件を満たしているわけではありません。
法人登記ができない、個室がない、機密情報の管理が難しいなど、選び方を間違えると、開業後に思わぬトラブルに見舞われるでしょう。
この記事では、行政書士がシェアオフィスで開業する際のメリットやデメリット、事務所選びのポイントや契約時の注意点について解説します。
ぜひ最後までお読みください。
行政書士がシェアオフィスで開業できるって本当？
結論から言うと、シェアオフィスでも行政書士として開業できます。
ただし、行政書士法で定められた事務所の要件を満たすことが絶対条件です。
具体的には、以下の要件を満たすシェアオフィスであれば、行政書士登録が認められます。
- 専用の個室や区画された専有スペースがあること
- 鍵付きのロッカーや書類保管庫が設置できること
- 事務所の看板や表札を掲げられること
- 机やパソコンを置ける十分な作業スペースがあること
- オフィスビルや商業地域など、事務所として適切な場所にあること
特に重要なのは、顧客情報などの機密書類を確実に保管できる環境です。
共用スペースしかないシェアオフィスでは、この要件を満たすのが難しいため、注意が必要でしょう。
また、シェアオフィスを事務所にすることで、自宅の住所を公開せずに済むというメリットもあります。
近年増加している顧客とのトラブルやストーカー被害から身を守る意味や、プライバシー保護の観点からも安心を確保できる選択肢でしょう。
シェアオフィスと他のオフィス形態の違い
行政書士として開業する際、オフィスの選択は非常に重要です。
また、シェアオフィスと他のオフィス形態には、明確な違いが見られます。
- 賃貸オフィスの場合
- 自宅事務所の場合
- バーチャルオフィスやコワーキングスペースの場合
それぞれの違いについて詳しく見ていきましょう。
違い１．賃貸オフィスの場合
賃貸オフィスは、シェアオフィスと比較すると、初期投資が大きくなる傾向があります。
一般的な賃貸オフィスでは、敷金・礼金として家賃の4~6ヶ月分、さらに仲介手数料や内装工事費など、数百万円単位の初期費用が発生することも少なくありません。
一方、シェアオフィスは敷金・礼金が不要であるか、または最小限で済む場合が多く、月額利用料のみでスタートできます。
また、賃貸オフィスは通常2年以上の長期契約が必要ですが、シェアオフィスは1ヶ月単位での契約も可能です。
もっとも、賃貸オフィスには間取りや内装を自由にカスタマイズできるという利点があります。
シェアオフィスは既存の設備や内装を利用することになりますが、その分、複合機やWi-Fi、会議室などの設備が整っているため、すぐに業務を開始できるでしょう。
違い２．自宅事務所の場合
自宅事務所は、コスト面で最も経済的な選択肢です。
しかし、行政書士として信頼を得るには、いくつかの重要な課題があります。
まず、顧客との面談時にプライベートな空間である自宅を使用することは、双方にとって心理的に負担がかかるでしょう。
また、仕事とプライベートの切り分けが難しく、家族の生活音や来客時の対応などで印象を損なうこともあります。
一方でシェアオフィスは、受付やミーティングルームなどの充実した設備があり、顧客対応をスムーズに行うことが可能です。
また、完全に事業専用のスペースとして使用できるため、仕事とプライベートの区別が明確になります。
さらに、インターネット環境や複合機などのビジネスインフラが整っているため、業務効率も大幅に向上するでしょう。
違い３．バーチャルオフィスやコワーキングスペースの場合
バーチャルオフィスは、住所利用や郵便物の転送サービスは提供されますが、物理的なスペースは提供されません。
行政書士の事務所登録には「事業の本拠となる一定の場所」が必要とされるため、バーチャルオフィスでは要件を満たせないのです。
またコワーキングスペースは、オープンスペースでの作業が基本となるため、顧客情報など機密性の高い書類を扱う行政書士の業務には適していません。
固定席がない場合も多く、事務所登録の要件を満たせない可能性もあるでしょう。
これに対してシェアオフィスは、専用の個室や固定デスクがあり、プライバシーを確保しながら業務を行うことが可能です。
また、物理的なスペースがあることで事務所登録の要件を満たし、行政書士として必要な信頼性も確保できるでしょう。
行政書士がシェアオフィスを使う４つのメリット
シェアオフィスは、行政書士として独立開業する際の有力な選択肢と言えます。
特に、初期費用を抑えながら信頼性の高い事務所を構えたい方にはおすすめです。
具体的なメリットとして、以下の4点が挙げられます。
- 初期コストと固定費を抑えられる
- アクセスが良いオフィスを持てる
- セキュリティが確保できる
- ビジネスネットワーク構築のチャンスが広がる
一つずつ見ていきましょう。
メリット１．初期コストと固定費を抑えられる
シェアオフィスは、賃貸オフィスと比較して、初期費用を大幅に抑えることが可能です。
一般的な賃貸オフィスでは、敷金・礼金として家賃の4～6ヶ月分、さらに仲介手数料や内装工事費用など、数百万円規模の初期投資が必要になることがあります。
一方、シェアオフィスは入会金と1～2ヶ月分の保証金程度で開業できる場合がほとんどです。
例えば、月額利用料が5万円のシェアオフィスの場合、初期費用は5~10万円程度で済むケースが多いでしょう。
また、光熱費や通信費、清掃費などの管理費も月額料金に含まれているため、予期せぬ出費を抑えられます。
さらに、契約期間も3ヶ月から選べるなど柔軟性があり、事業規模に応じてプランを柔軟に変更できるのも大きな魅力です。
メリット２．アクセスが良いオフィスを持てる
都心の一等地に事務所を構えることは、行政書士として信頼を得る上で重要な要素となります。
シェアオフィスを利用すれば、通常の賃貸では手が届かないような駅徒歩5分以内の好立地物件を、比較的安価に利用可能です。
例えば、東京・大手町エリアの物件であれば、月額7万円程度で利用できるでしょう。
同エリアの賃貸オフィス（月額20万円以上）と比較すると、大幅なコスト削減になります。
また、一等地の住所を名刺やホームページに記載できることは、顧客からの信頼度向上につながり、新規案件の獲得にも貢献するでしょう。
特に法人顧客は、アクセスの良さを重視する傾向があるため、営業活動の幅も広がります。
メリット３．セキュリティが確保できる
シェアオフィスの多くは、行政書士の業務に必要な高度なセキュリティ環境が標準装備されています。
具体的には、ICカードによる入退室管理、24時間稼働の防犯カメラ、指紋認証システムなど、多層的なセキュリティ対策が挙げられるでしょう。
特に重要なのは、個室タイプのシェアオフィスにおいて、専用の鍵付き書庫を設置できる点です。
これにより、個人情報を含む重要な書類を安全に保管できます。
また、来客用の個室の会議室も予約制で利用できるため、機密性の高い相談にも対応可能です。
このような充実したセキュリティ環境は、顧客に安心感を与え、信頼関係の構築に役立つでしょう。
メリット４．ビジネスネットワーク構築のチャンスが広がる
シェアオフィスには、士業や経営者など、様々な専門家が入居しています。
この環境は、行政書士として仕事を獲得する絶好の機会となるでしょう。
例えば、同じフロアの社会保険労務士と連携することで、外国人雇用に関する包括的なサービスを提供できる可能性が挙げられます。
また、多くのシェアオフィスでは、入居者同士の交流会や勉強会が定期的に開催されています。
これらのイベントを通じて、税理士や弁護士との人脈を築き、相互紹介による案件獲得も期待できるでしょう。
シェアオフィスは、単なる仕事場以上の価値を提供してくれる可能性があるのです。
行政書士がシェアオフィスを使う３つのデメリット
シェアオフィスは行政書士の開業に便利な選択肢となり得ますが、以下のようなデメリットも存在します。
- コストが割高になる可能性がある
- 顧客情報が見られる可能性がある
- 共用設備が十分に使用できない
契約する前に、しっかりと理解しておく必要があるでしょう。
それぞれ詳しく見ていきます。
デメリット１．コストが割高になる可能性がある
シェアオフィスは、一見すると初期費用を抑えられる魅力的な選択肢に見えますが、長期的な利用の場合には、コストがかさむ可能性もあります。
通常の賃貸オフィスと比較して、坪単価が1.5～2倍程度高くなる場合も。
基本料金以外にも、会議室の利用料（1時間1,000円～3,000円程度）、コピー機使用料（1枚10円～）、電話応対サービス（月額5,000円～）など、追加費用が発生するケースが多いのが現状です。
さらに、書類保管用のトランクルームを別途契約する必要が出てくることも考えられます。
契約前には、基本料金に含まれるサービスと別途請求されるサービスを明確に区別し、月々の実質的な支出を計算することが大切です。
特に、開業後3年程度の長期的な収支計画を立てる際には、これらの追加コストも考慮に入れるようにしましょう。
デメリット２．顧客情報が見られる可能性がある
完全個室型のシェアオフィスであっても、顧客情報の機密保持には十分な注意が必要です。
廊下、エレベーター、ラウンジ、受付などの共用スペースでは、他の入居者や来客と接触する機会を完全に避けることは難しいでしょう。
特に行政書士の業務では、相続や企業の許認可申請など、非常に機密性の高い情報を扱うことも少なくありません。
書類を持ち運ぶ際や、クライアントとの打ち合わせ時に、意図せず情報が漏洩するリスクが存在します。
リスクを軽減するためには、個室での資料保管を徹底し、移動時には必ず専用のバッグを使用するなど、細心の注意が必要です。
また、機密性の高い案件を扱う際は、外部の会議室を利用することも検討すると良いでしょう。
デメリット３．共用設備が十分に使用できない
シェアオフィスの共用設備は、利用したいタイミングで必ずしも使えるとは限りません。
特に会議室は、利用希望者が多い時間帯（10時～17時）に予約が集中しがちで、急な来客対応に支障が出る可能性もあります。
また、コピー機やプリンターなどの事務機器も、月末や確定申告期間などの繁忙期には順番待ちが発生することもあるかもしれません。
行政書士の業務では、書類の提出期限が決まっているケースも多いため、このような状況は業務に支障をきたす可能性があります。
この問題を回避するためには、あらかじめ会議室の予約状況や設備の利用ルールを確認しておき、必要に応じて代替手段（外部の貸会議室の確保など）を用意しておくことが重要です。
また、契約前には実際の利用状況を確認し、自身の業務に支障がないか慎重に判断することをおすすめします。
行政書士に適したシェアオフィスを選ぶ４つのポイント
行政書士として開業する際、シェアオフィスを選ぶにはポイントを押さえる必要があります。
事務所選びで失敗すると、開業後の業務に支障が出るだけでなく、事務所の移転という大きな負担を強いられることにもなりかねません。
以下の4つのポイントを必ずチェックするようにしましょう。
- 行政書士が法人登記できるか
- 個室があり機密情報が守られるか
- 駅近でビジネスエリアであるか
- 看板や表札の設置が可能か
それぞれ詳しく見ていきます。
ポイント１．行政書士が法人登記できるか
シェアオフィスを契約する前に、必ず法人登記が可能かどうかを確認しましょう。
一般的なシェアオフィスでは、すべての業種で法人登記ができるわけではありません。
特に行政書士事務所として登記する場合は、事前に運営会社に確認することが非常に重要です。
法人登記ができない場合、行政書士法人として開業することができず、事業計画の見直しを迫られる可能性があります。
さらに、法人登記に関して追加費用が発生する場合もあるため、契約前に詳細な条件を確認しておきましょう。
ポイント２．個室があり機密情報が守られるか
行政書士の業務では、顧客の個人情報や機密性の高い書類を扱うため、セキュリティ面は特に重要です。
個室タイプのシェアオフィスを選ぶ際は、以下の点を必ず確認しましょう。
まず、部屋の施錠システムが確実であるかどうかです。
ICカードやテンキー式など、第三者が容易に入室できない仕組みが整っているかをチェックしましょう。
次に、防犯カメラの設置状況や警備体制についても確認が必要です。
また、書類保管用の専用キャビネットが設置可能かどうかも確認しなければなりません。
顧客情報を適切に管理するためには、鍵付きの収納スペースが不可欠です。
さらに、共用部分での通信環境についても、セキュリティ対策がしっかりと施されているかを確認しておきましょう。
ポイント３．駅近でビジネスエリアであるか
顧客の利便性を考えると、駅から徒歩10分以内のシェアオフィスを選ぶことをおすすめします。
特に、初めて来訪する顧客にとって、アクセスの良さは非常に重要な要素です。
ビジネスエリアに位置するシェアオフィスは、周辺に飲食店やコンビニなどの利便施設が充実していることも多く、顧客との待ち合わせや打ち合わせ後の移動にも便利でしょう。
また、オフィス街に位置することで、事務所としての信頼性も高まります。
さらに、近隣に法務局や行政機関があれば、業務効率も向上するでしょう。
顧客との面談後すぐに必要な手続きができ、スムーズな業務遂行が可能です。
ポイント４．看板や表札の設置が可能か
シェアオフィスを選ぶ際は、看板や表札の設置が可能かどうかを必ず確認するようにしましょう。
行政書士事務所として開業する際は、事務所の外部から見える場所に事務所名を表示することが法律で義務付けられています。
一般的なシェアオフィスでは、エントランスや専用個室の入り口に表札を設置できるケースがほとんどですが、デザインや大きさに制限がある場合もあります。
また、建物の規約によって看板の設置場所や形状が制限される可能性もあるため、契約前に詳細な確認が必要です。
さらに、看板や表札の設置に追加費用が発生する場合もあるので、予算計画に含めておくことを忘れないようにしましょう。
この表示は行政書士としての開業要件の一つなので、軽視せずにしっかりと確認することが大切です。
行政書士がシェアオフィスを契約する流れ
行政書士としてシェアオフィスを契約する際は、以下の5つの流れに沿って進めることで、スムーズな開業準備が可能です。
事前に各ステップを把握しておくことで、見落としのない契約手続きを進められます。
- 問い合わせと内見をする
- 契約条件を確認する
- 申し込み手続きをする
- 契約書の締結
- 鍵の受け取りと事務所準備
一つずつ確認していきましょう。
流れ１．問い合わせと内見をする
シェアオフィスの契約は、まず候補となる物件への問い合わせから始まります。
行政書士事務所として利用可能かどうかを電話やメールで確認し、内見の日程を調整しましょう。
問い合わせや内見時には、以下の3点を重点的にチェックしてください。
まず、法人登記が可能かどうかを運営会社に確認します。
次に、個室などの専有空間があり、顧客情報を適切に管理できる環境であるかを確認しましょう。
最後に、共用の会議室や応接スペースなど、顧客対応に必要な設備が整っているかを確認します。
内見時には写真撮影の許可を得て、室内の様子を記録しておくと、後で比較検討する際に役立つでしょう。
また、交通アクセスや周辺環境も実際に確認することで、顧客来訪時の利便性も判断できます。
流れ２．契約条件を確認する
シェアオフィスの契約条件は、通常の賃貸オフィスとは異なる点が多いため、細心の注意を払って確認する必要があります。
まず月額費用の内訳では、基本賃料のほか共益費、光熱費、インターネット利用料などが含まれているか確認しましょう。
また、会議室やコピー機などの共用設備の利用料金体系にも注意が必要です。
特に、顧客との打ち合わせで使用する会議室の予約システムや利用可能時間は重要なポイントに挙げられます。
契約期間については通常の賃貸物件より短めに設定されていることが多いため、更新手続きや解約条件も確認しておきましょう。
将来の事業拡大に備えて、契約面積の変更が可能かどうかも確認しておくと安心です。
流れ３．申し込み手続きをする
シェアオフィスの申し込みは、通常の賃貸契約よりも簡略化された手続きで行えるのが一般的ですが、行政書士として必要な書類は確実に準備しましょう。
一般的に必要な書類としては、身分証明書のコピー、収入証明書、そして場合によっては保証人情報などが挙げられます。
特に法人として契約する場合は、登記簿謄本や印鑑証明書なども必要です。
また、行政書士としての資格証明も求められる場合があるため、行政書士証票のコピーも用意しておくとスムーズに進むでしょう。
申し込み時には、入居希望日や利用開始時期を明確にし、運営会社と調整します。
この際、内装工事や看板設置などの工事が必要な場合は、その期間も考慮して計画を立てることが大切です。
流れ４．契約書の締結
契約書の締結は、行政書士として特に慎重に進めるべきです。
契約書には、賃料や共益費などの金額条件、契約期間、更新方法、解約条件などの基本的な事項が明確に記載されているか確認します。
特に重要なのは、事務所としての利用制限や改装の可否、看板設置の条件などです。
また、防火管理や保険加入の義務なども確認しておきましょう。
契約書の内容に不明な点や疑問点がある場合は、遠慮なく運営会社に確認することが重要です。
なお、契約締結時には初期費用（敷金、礼金、初月の賃料など）の支払いが必要になります。
支払方法や振込先の確認も忘れずに行い、領収書は必ず保管しておきましょう。
流れ５．鍵の受け取りと事務所準備
契約が完了したら、いよいよ鍵の受け取りと事務所の準備に取り掛かります。
鍵の受け取り時には、セキュリティカードや共用部分の利用方法についても詳しい説明を受けましょう。
また、緊急時の連絡先や施設全体の利用ルールなども確認しておくことが大切です。
事務所内の整備では、まず行政書士事務所として必要な設備を配置します。
鍵付きの書庫やキャビネットは、顧客情報の管理に欠かせません。デスクやチェア、パソコンなどの配置も、業務効率を踏まえて決定しましょう。
看板や表札の設置が許可されている場合は、運営会社の指定する業者に依頼するなど、ルールに従って設置します。
最後に、インターネットの接続確認や電話回線の開通確認を行い、業務開始の準備を整えましょう。
行政書士がシェアオフィスを契約する時の注意点
シェアオフィスで行政書士事務所を開設する際は、以下の3つに注意しましょう。
- 契約内容を明確に確認すること
- 事務所要件に当てはまっているかを確認すること
- 利用したい設備が十分利用できるかを確認すること
契約前の確認不足は、開業後のトラブルや予期せぬ追加コストの原因となります。
注意点１．契約内容を明確に確認すること
シェアオフィスの契約書には、一般的な賃貸契約書とは異なる独自の条項が含まれている場合があります。
契約前には、必ず以下の項目をリストアップし、運営会社に確認しましょう。
- 基本料金に含まれるサービスの範囲
- オプションサービスの料金体系
- 契約期間と更新手続きの方法
- 解約時の手続きと違約金の有無
- 共益費や光熱費の計算方法
特に重要なのは、利用時間の制限や解約時の違約金、各種オプションサービスの料金体系です。
例えば、24時間利用可能と謳っていても、実際には深夜帯は追加料金が発生するケースも見られます。
また、契約期間や更新条件、保証金の返還条件なども細かく確認しておくことが必要です。
特に注意したいものとして、光熱費や共益費などの変動費用の計算が挙げられます。
月々の固定費に大きく影響するため、長期的な事業計画を立てる上で非常に重要な要素と言えるでしょう。
注意点２．事務所要件に当てはまっているかを確認すること
行政書士の事務所登録には、法令で定められた具体的な要件が存在します。
シェアオフィスを選ぶ際は、この要件を一つずつ丁寧に確認することが重要です。
例えば、以下のような要件があります。
- 専用の執務スペースが確保できるか
- 郵便物の受け取りが可能か
- 来客対応のスペースは確保できるか
- 書類保管のためのロッカーは利用可能か
- 物理的な看板や表札の設置はできるか
確認手順としては、まず運営会社に行政書士事務所としての利用実績を確認します。
次に、各種設備の設置場所や設置方法について、具体的な相談を行うようにしましょう。
例えば、建物のエントランスや専用デスク付近への表札設置が可能か、その際の制限事項はないかなどを確認します。
事務所要件を満たさないと、シェアオフィスを一から探し直すことになり、事業に悪影響を及ぼしかねません。
事前の確認をしっかり行いましょう。
注意点３．利用したい設備が十分利用できるかを確認すること
シェアオフィスの共用設備は、利用者数や時間帯によって混雑する可能性があります。
以下の項目は特に重点的に確認することがおすすめです。
- 会議室の予約システムと空き状況
- 複合機の利用料金と制限事項
- 電話対応サービスの品質と料金体系
- インターネット回線の速度と安定性
- 荷物受け取りサービスの対応時間
会議室は、顧客との打ち合わせに必要不可欠な設備であるため、予約システムの仕組みや、実際の予約状況を確認しておくことが重要です。
また、複合機やシュレッダーなどの事務機器も、行政書士の業務には欠かせません。
これらの設備の利用可能時間や利用料金、さらには故障時の対応なども確認しておく必要があります。
電話対応サービスを利用する場合は、転送システムの仕組みや応対品質なども事前に確認しておきましょう。
シェアオフィスを持ちたい行政書士さんは【OFFiTs】もご検討ください
行政書士事務所の開設場所として、シェアオフィスブランド「OFFiTs」もぜひご検討ください。
オフィス街の中心という好立地にあり、主要駅からのアクセスも非常に優れているため、顧客との打ち合わせにも最適です。
法人登記にも対応しており、プライベートオフィスは完全個室となっているため、顧客情報の機密性も確保できます。
事務所要件を満たす看板や表札の設置も可能なので、行政書士としての信頼性を高められる外観にすることが可能です。
施設内には予約制の会議室やフォンブースが完備されているので、顧客との打ち合わせや電話相談にも柔軟に対応できるでしょう。
共用ラウンジでは、挽きたてのコーヒーを味わいながら、他の専門家との交流を通してネットワークを広げることもできます。
契約面でも柔軟な対応が可能で、事業規模に合わせて必要な広さを選べ、将来的な事業の拡大にも対応可能です。
予約や支払いは専用のマイページから簡単に行えるため、運営面での手間も最小限に抑えられます。
まとめ
シェアオフィスは、行政書士として独立開業する上で、非常に有力な選択肢となるでしょう。
初期費用を抑えながら都心の一等地に事務所を構えることができ、充実した設備とセキュリティ環境を活用できるのは大きな魅力です。
しかし、すべてのシェアオフィスが行政書士事務所として適しているわけではありません。
開業を成功させるための鍵は、以下の4点に集約されます。
- 法人登記が可能で、事務所要件を満たす物件を選ぶこと
- 個室タイプで顧客情報を確実に管理できる環境を確保すること
- 契約前に共用設備の利用条件や追加費用を詳細に確認すること
- 看板設置や表札掲示が可能な物件であることを確認すること
シェアオフィスでの開業は、単なるコスト削減策ではありません。
充実した設備や他の専門家との交流を通してビジネスネットワークを広げることで、行政書士としての活動領域を広げ、事業を大きく成長させるチャンスにも繋がります。
慎重な選択と入念な準備を行えば、シェアオフィスの利用は行政書士として成功するための確かな第一歩となるでしょう。
