オフィス移転には、多くの準備と計画が必要です。
しかし、どのようなスケジュールで進めれば良いのか、オフィス移転を担当する方は悩みが尽きないでしょう。
オフィス移転には、物件選びから内装工事、什器の移動、各種手続きなど、さまざまな業務が発生します。
効率よく進めるためには、適切なスケジュール管理が欠かせません。
スケジュールが遅れると、業務に支障をきたすだけでなく、余計なコストが発生する可能性もあるでしょう。
本記事では、オフィス移転にかかる期間や一般的なスケジュール、スケジュールを立てる際のポイントや注意点、さらには移転業者選びのポイントまで、オフィス移転を成功させるための情報を詳しく解説します。
これからオフィス移転を控えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
オフィス移転にかかる期間
オフィス移転にかかる期間は、一般的に半年以上とされています。
物件探しから契約、内装工事、引っ越し作業、そして各種手続きまで、多くのプロセスを経る必要があるためです。
ただし、オフィスの規模や社員数によって、この期間は前後します。
小規模なオフィスであれば、比較的短期間で移転を完了できる場合もありますが、大規模なオフィスや特殊な設備が必要な場合は、1年以上の準備期間が必要になることもあるでしょう。
また、移転先の物件がすぐに見つかるとは限りません。
希望条件に合った物件を探す期間も考える必要があります。
さらに、内装工事の規模や複雑さによっても、全体のスケジュールは大きく変わるでしょう。
オフィス移転には、余裕を持ったスケジュール設定が重要です。
オフィス移転を急いで進めると、重要な検討事項を見落としたり、十分な準備ができなかったりする恐れがあります。
計画的に進めることで、スムーズな移転を実現しましょう。
オフィス移転の一般的なスケジュール【通常は半年以上】
オフィス移転について、半年以上前からオフィス移転当日、移転後など、各時期で対応すべきことを解説します。
移転の規模や条件によって多少の違いはありますが、一般的なスケジュールの目安として参考にしてみてください。
（１）【オフィス移転のスケジュール】半年以上前
オフィス移転の半年以上前は、移転を行うかを固める時期です。
経営層を中心に、移転の必要性や目的を明確にし、移転に関する基本方針を決定します。
この段階では、移転先の条件を整理することも重要です。
- 立地条件
- 賃料
- 面積
- 交通アクセス
- 周辺環境
- 賃料
- 敷金・礼金
- 内装工事費
- 引っ越し費用
- 新規什器の購入費用
上記のように、新しいオフィスに求める条件をリストアップしましょう。
予算が明確になれば、より現実的な計画を立てられます。
この時期に基本的な方針と条件を固めておきましょう。
（２）【オフィス移転のスケジュール】半年前
オフィス移転の半年前は、現在のオフィスに解約予告を行う時期です。
多くの賃貸契約では、解約の6か月前までに予告する必要があります。
契約書を確認し、適切なタイミングで解約予告を行いましょう。
同時に、移転先オフィスの検討も本格化させます。
不動産会社と連携し、条件に合った物件を複数ピックアップしましょう。
内見を行い、実際の空間や周辺環境を確認することも重要です。
物件を比較検討する際は、単に賃料だけでなく、交通アクセス、設備の充実度、セキュリティ面、拡張性なども考慮しましょう。
物件が決まったら、賃貸借契約の締結に向けた準備を進めます。
契約条件の交渉や必要書類の準備など、細かな作業が発生するため、余裕を持って対応しましょう。
（３）【オフィス移転のスケジュール】５〜４か月前
オフィス移転の5〜4か月前には、オフィス移転業者の選定と契約を行います。
複数の業者から見積もりを取り、サービス内容や費用を比較検討しましょう。
業者選定の際は、実績や評判、対応の丁寧さなども重要な判断材料です。
移転業者が決まったら、業者に相談しながら具体的な移転計画を立てましょう。
什器や機器の移動計画、梱包材の手配、移転当日のスケジュールなど、細かな部分まで協議します。
また、部署ごとの配置や動線、会議室やリフレッシュスペースの位置など、働きやすい環境を考慮したレイアウトを検討しましょう。
必要に応じて、内装業者やオフィスデザイナーとの打ち合わせも行います。
この時期に移転計画の大枠が固まれば、後の作業もスムーズに進められるでしょう。
（４）【オフィス移転のスケジュール】３〜２か月前
オフィス移転の3〜2か月前は、移転先で使う家具類の検討を行いましょう。
現在使用している家具を移転先でも使用するか、新たに購入するかを決定します。
新規購入する場合は、デザインや機能性、コストなどを考慮して選びましょう。
同時に、現在使っている物の処分検討も必要です。
不要な書類や備品は処分し、移転先に持っていくものを整理します。
機密文書の処分には、シュレッダーや専門業者を利用するなど、セキュリティに留意しましょう。
また、現在のオフィスの原状回復にかかる手配や対応も進めなければなりません。
賃貸契約の条件に基づき、必要な工事の内容や費用を確認して、業者の手配を行います。
原状回復工事には時間がかかることもあるため、早めに準備を進めることが重要です。
（５）【オフィス移転のスケジュール】１か月前
オフィス移転の1か月前には、取引先や関係機関への連絡手続きを行いましょう。
住所変更の通知を取引先に送付し、各種契約の変更手続きを進めます。
銀行や保険会社、公共料金の契約先など、さまざまな機関への住所変更手続きも必要です。
そのほか、移転先家具の手配や現オフィスの原状回復に関する手続きも継続して行います。
とくに新規購入する家具の納期に注意し、移転当日までに間に合うよう調整しましょう。
社内向けには、移転に関する詳細情報を共有し、各自が準備すべきことを明確にします。
具体的には、個人の荷物の梱包方法や移転当日の流れなどを説明しましょう。
また、新オフィスの内装工事の進捗を確認し、必要に応じて調整を行います。
電話やインターネット回線の開通手続きも、この時期に行っておくと安心です。
（６）【オフィス移転のスケジュール】当日
オフィス移転当日は、基本的には移転業者が対応します。
事前に立てた計画に沿って、什器や機器の移動、設置が行われるでしょう。
業者のスタッフが効率よく作業できるよう、必要な情報を提供し、サポートすることが重要です。
また、トラブルが発生した場合でもすぐに対応できるよう備えておきましょう。
例えば、重要な機器が破損した場合の代替手段や、予定通りに作業が進まない場合の対応策などを事前に用意しておくと安心です。
なお、移転当日は責任者を明確にし、業者との連絡窓口を一本化することで、混乱を防げます。
責任者は全体の進捗を把握し、必要に応じて指示を出す役割を担いましょう。
移転作業が完了したら、新オフィスの鍵の管理や、セキュリティシステムの設定なども確認しておきましょう。
（７）【オフィス移転のスケジュール】移転後
オフィス移転後には、移転によって問題が生じていないか確認しましょう。
什器や機器が正しく設置されているか、電話やインターネットが正常に機能しているか、空調や照明に問題はないかなど、細かいチェックが重要です。
問題点があれば、移転業者に相談して対応してもらいます。
保証期間内であれば、無償で修理や調整を行ってくれるでしょう。
また、問題を早めに発見して対応することで、業務への影響を最小限に抑えられます。
実際に使用してみて気づく不便さや改善点は多いものです。
社員からのフィードバックも積極的に収集し、可能な範囲で調整を行い、より働きやすい環境を整えていきましょう。
オフィス移転のスケジュールを立てる際のポイント６つ
オフィス移転のスケジュールを立てる際には、以下の6つのポイントを押さえることが大切です。
- オフィスを移転する時期に注意する
- オフィス移転のプロジェクトチームを立ち上げる
- 期間には余裕を持たせる
- スケジュールに沿ってタスク期限を設定する
- タスクはわかりやすく具体的に設定する
- 業務への影響はできる限り避ける
それぞれ見ていきましょう。
ポイント１．オフィスを移転する時期に注意する
1つ目のポイントは、オフィス移転の時期に注意することです。
まず、決算期など繁忙期のオフィス移転は避けたほうが良いでしょう。
多くの企業では、決算期である3月や9月、12月は業務が集中する時期です。
この時期にオフィス移転を行うと、通常業務に加えて移転の準備も並行して進めなければならず、社員の負担が大きくなります。
また、移転業者の繁忙期には予約が取りにくくなり、費用が高くなるでしょう。
例えば、3月は多くの企業の決算期であるため、オフィス移転の需要が集中します。
この時期を避け、比較的空いている6〜8月に移転を計画すれば、移転業者の予約も取りやすく、費用も抑えられるでしょう。
時期を考慮した計画的なスケジュール立案が、スムーズなオフィス移転の鍵となります。
ポイント２．オフィス移転のプロジェクトチームを立ち上げる
オフィス移転専門のプロジェクトチームを立ち上げることもポイントです。
オフィス移転には、さまざまな計画や折衝が必要となり、一人で担当するには負担が大きすぎます。
プロジェクトチームは、総務、ITなど各部門の代表者や、さまざまな視点から移転を検討できるメンバー構成が理想的です。
それぞれの専門知識を活かし、多角的な視点で移転計画を立てられるでしょう。
プロジェクトチームのメンバーは、通常業務の負担をなるべく減らし、オフィス移転業務に集中できる環境を整えなければなりません。
移転直前は、多くの作業が発生するため、通常業務との両立が難しくなることを考慮しておきましょう。
また、定期的なミーティングを開催し、進捗状況の共有や課題の洗い出しを行うことで、チーム全体で移転プロジェクトを推進していくことが重要です。
責任と権限を明確にし、効率的にプロジェクトを進めましょう。
ポイント３．期間には余裕を持たせる
オフィス移転の期間には、余裕をもたせることが重要です。
オフィス移転が予定通りに進まないことは珍しくなく、スケジュール遅れは起こり得るため、ゆとりのある期間設定が求められます。
例えば、内装工事は予定より長引くことが多い工程の1つです。
資材の調達遅延や、工事中に発見された問題への対応など、予期せぬ事態が発生する可能性があります。
官公庁への各種手続きも、想定以上に時間がかかる代表例です。
理想的には、必要と思われる期間の1.5倍程度の余裕を持たせることをおすすめします。
移転当日も、予定より作業が長引く可能性を考慮し、翌日は業務開始を遅らせるなどの対応を検討しておくと良いでしょう。
余裕を持ったスケジュール設定は、移転プロジェクト全体のストレスを軽減し、質の高い移転を実現するための重要な要素です。
ポイント４．スケジュールに沿ってタスク期限を設定する
スケジュールに沿って、各タスクに期限を設けることも大切です。
全体のスケジュールを細分化し、具体的なタスクとその期限を明確にすることで、スケジュールが遅れるのを防ぎます。
例えば、「内装工事」というタスクを、「設計図の確認」「資材の発注」「工事の実施」「検収」など、より小さなタスクに分け、それぞれに期限を設定するイメージです。
これにより、進捗状況を細かく管理でき、遅れが生じた場合も早期に対応できるでしょう。
タスク期限の設定には、プロジェクト管理ツールの活用も効果的です。
ガントチャートなどを用いて、タスク間の依存関係や全体の流れを可視化することで、チーム全体での情報共有がスムーズに行えます。
また、重要なタスク・ステップは、チーム全体で確認する機会を設けると良いでしょう。
例えば、「内装工事完了」「什器搬入完了」などの重要な節目には、関係者全員で進捗を確認し、次のステップに進む準備が整っているか確認することをおすすめします。
ポイント５．タスクはわかりやすく具体的に設定する
タスク設定は、具体的にわかりやすく行いましょう。
「準備をする」「確認する」といった曖昧な表現ではなく、「〇〇の見積もりを取る」「△△に連絡する」など、具体的な行動を示すことが重要です。
社員が通常業務と並行してオフィス移転対応が行いやすいように設定することで、タスクの抜け漏れを防ぎ、効率的に作業を進められるでしょう。
また、「だれが」「何を」「いつまでに」行うのかを明確にすることで、責任の所在が明らかになり、フォローアップもしやすくなります。
タスクリストはチーム全体で共有し、定期的に進捗状況を確認する場を設けましょう。
ポイント６．業務への影響はできる限り避ける
業務への影響を極力避けることも重要です。
オフィス移転は大きなプロジェクトですが、通常業務に支障をきたさないよう配慮しなければなりません。
例えば、サーバーやネットワーク機器の移転は、業務時間外に行うことで、システムダウンによる業務停止リスクを最小限に抑えられます。
重要な商談や締め切りがある時期は、移転作業の負荷を軽減するなどの配慮も必要です。
オフィス移転は、通常業務に影響が生じない範囲で、計画的に進めます。
場合によっては、一時的に業務を縮小したり、優先順位の見直しも検討しましょう。
また、移転に伴う業務への影響について、事前に社内外に周知しておくことも重要です。
取引先には移転日程を伝え、一時的に対応が遅れる可能性があることを説明しておくと、トラブルを防げるでしょう。
オフィス移転スケジュールの注意点３つ
オフィス移転スケジュールを立てる際には、以下の3点に注意しましょう。
- 注意点1．要件整理をおろそかにしない
- 注意点2．タスク期限(デッドライン)は守る
- 注意点3．業者を選ぶ期間も踏まえて計画を立てる
上記の3点に注意することで、円滑なオフィス移転が行えます。
注意点１．要件整理をおろそかにしない
第一の注意点は、要件整理をおろそかにしないことです。
オフィス移転の目的や、新オフィスに求める条件を明確にして、移転プロジェクト全体の方向性をはっきりさせましょう。
要件整理の精度によって、移転業者への情報共有の質も決まります。
曖昧な要件では、業者からの提案も的確なものにならず、結果として予算オーバーや期待と異なるオフィス環境になる恐れがあるでしょう。
例えば、「明るいオフィスにしたい」という漠然とした要望ではなく、「自然光を取り入れやすい南向きの物件で、照明は色温度5000K以上のものを使用する」といった具体的な要件を整理することが重要です。
このように、スムーズなオフィス移転に向けて、はじめの要件整理は徹底しましょう。
社内のさまざまな部門からの要望を集め、優先順位をつけて整理することで、より実現可能で満足度の高い移転計画を立てられます。
注意点２．タスク期限（デッドライン）は守る
タスク期限(デッドライン)にも要注意です。
オフィス移転では多くのタスクが連鎖しており、1つの遅れが全体のスケジュールに影響を及ぼします。
スケジュールに遅れが生じることはあるものの、必ず守るべきデッドラインは厳守しなくてはなりません。
現オフィスの解約予告期限や、新オフィスの引き渡し日、内装工事の完了期限などは、絶対に守らなければならないデッドラインとなります。
デッドラインを守れない場合、追加費用が発生したり、最悪の場合は二重家賃の支払いが必要になったりする可能性もあるでしょう。
デッドラインを守るためには、タスクの進捗管理を徹底し、万が一遅れが生じる場合は早めの対策が重要です。
定期的な進捗確認の場を設け、問題点を早期に発見・解決する体制を整えましょう。
注意点３．業者を選ぶ期間も踏まえて計画を立てる
オフィス移転計画では、業者を選ぶ期間も踏まえましょう。
オフィス移転には、不動産会社、内装業者、引っ越し業者、IT関連業者など、さまざまな業者との連携が必要です。
業者選定には、見積もり依頼、比較検討、交渉、契約など、一定の時間がかかります。
繁忙期は、希望する業者が予約で埋まっていることも少なくありません。
業者選定に時間がかかり過ぎると、計画全体に遅れが生じる恐れもあります。
移転の半年前までには主要な業者を決定しておくことが理想的です。
早めに業者を決めることで、詳細な打ち合わせや準備を十分に行え、移転当日のトラブルを最小限に抑えられます。
業者選定の際は、価格だけでなく、実績や対応の丁寧さ、アフターサポートの充実度などもチェックしましょう。
信頼できる業者を選ぶことが、スムーズなオフィス移転の鍵となります。
オフィス移転業者を選ぶ際の５つのポイント
オフィス移転で業者を選ぶ際には、5つのポイントがあります。
- 要件に沿って提案してくれるか
- オフィス移転にかかる期間は妥当か
- セキュリティ体制に問題がないか
- 万が一の際の補償は充実しているか
- 移転後のサポート体制は万全か
それぞれ詳しく見ていきましょう。
ポイント１．要件に沿って提案してくれるか
ポイントの1つ目は、整理した要件に沿った提案を行ってくれるかです。
オフィス移転の目的や新オフィスに求める条件を理解し、それに合った提案ができる業者を選びましょう。
例えば、「コミュニケーションを活性化したい」という要件に対して、オープンスペースの具体的な活用方法や、カフェスペースの配置計画など、詳細な提案ができる業者が理想的です。
単に「はい、承知しました」と言うだけでなく、要件を深く理解し、実現するための方法を提案してくれる業者を選びましょう。
ひどい場合には、要件を無視した提案や、自社の都合に合わせた提案をする業者もいます。
そのような業者に依頼すると、理想のオフィス環境は得られないでしょう。
求めることをしっかりと理解し、適切なプランを提案してくれる業者に依頼したいものです。
初回の打ち合わせで、要件に対する理解度や提案の質を確認することが、良い業者を選ぶ第一歩となります。
ポイント２．オフィス移転にかかる期間は妥当か
業者の提案スケジュール(移転にかかる期間)が妥当かもポイントです。
あまりに短すぎる期間設定は、作業の質が悪かったり、トラブルが発生したりするリスクがあります。
逆に、必要以上に長い期間を設定している場合は、コストが増加しかねません。
スケジュールの長短については、複数社から見積もりをとって比較することで判断できます。
各社が提案するスケジュールを比較し、なぜその期間が必要なのか、どのような作業が含まれているのかを確認しましょう。適切なスケジュールを提案できる業者は、経験豊富で信頼できる業者であることが多いでしょう。
スケジュールの妥当性を判断する際は、業者の実績や過去の事例も参考にするのもおすすめです。
ポイント３．セキュリティ体制に問題がないか
セキュリティ体制もチェックポイントです。
オフィス移転では、機密情報や個人情報を含む書類や電子データの移動が発生します。
この情報が漏えいするリスクを最小限に抑えるため、業者のセキュリティ体制を確認することが重要です。
現在のオフィス内を確認する際のセキュリティへの配慮や、移転当日の重要書類の取り扱いなど、移転全体を通して高いレベルでセキュリティ対策に取り組むことができるかチェックします。
例えば、作業スタッフの身元確認や教育体制、情報漏えい防止のための具体的な対策、過去のセキュリティインシデントの有無などを確認すると良いでしょう。
プライバシーマークやISO27001などの認証を取得している業者は、一定のセキュリティレベルが担保されていると考えられます。
セキュリティ対策が不十分な業者に依頼すると、情報漏えいのリスクが高まるだけでなく、万が一の際の対応も不十分になる恐れがあります。
安心して依頼するためにも、業者ごとのセキュリティ体制も確認しておきましょう。
ポイント４．万が一の際の補償は充実しているか
万が一、破損や書類の紛失など、トラブルが生じたときの補償が充実しているかもポイントです。
オフィス移転では、什器や機器の破損、重要書類の紛失、データの消失など、さまざまなトラブルが想定されます。
安心して依頼するためにも、万が一の際の補償内容などはチェックしておきたいポイントです。
業者の保険の加入状況や、補償の範囲、過去のトラブル対応事例などを確認しましょう。
例えば、高額な機器が破損した場合の補償限度額や、データ消失時の復旧対応、紛失した書類の捜索体制などが明確になっているかを確認します。
契約書や見積書に補償内容が明記されているか、口頭での説明だけでなく書面での確認も重要です。
補償が不十分な業者に依頼すると、トラブル発生時に十分な対応が受けられず、自社で損失を負担しなければなりません。
リスク管理の観点からも、補償内容は重要な選定基準でしょう。
ポイント５．移転後のサポート体制は万全か
移転後のサポート体制も確認したいポイントです。
オフィス移転は、移転当日で終わりではありません。
移転後に発生する問題や調整事項に対応できるサポート体制が整っているかも確認しましょう。
例えば、レイアウト変更の要望や、機器の不具合、追加工事の必要性など、移転後にはさまざまな課題が発生します。
サポート期間や対応可能な内容、追加費用の有無などを事前に確認しておくことで、移転後のトラブルに対応できるでしょう。
定期的なメンテナンスや点検サービスを提供している業者であれば、長期的な視点でのオフィス環境の維持・向上が期待できます。
移転後のサポートが充実している業者を選ぶことで、新オフィスでの業務をスムーズに開始し、長期的に快適なオフィス環境を維持しましょう。
オフィス移転スケジュールでお悩みなら「OFFiTs」をご検討ください
オフィスの移転スケジュールでお悩みなら「OFFiTs」を検討してみてはいかがでしょうか。
OFFiTsは、さまざまな人数に最適なシェアオフィスを用意しており、スタートアップからサテライトオフィス、ビジネス拡大の拠点まで、多様なニーズに対応しています。
OFFiTsの魅力は、「ちょうどフィットする時間と場所」を提供していることです。
立地条件、価格設定、オフィスの規模、そして居心地の良さにこだわり、働く人すべての五感が喜ぶ施設づくりを心がけています。
オフィス移転は、物件探しから内装工事、引っ越し作業まで、多くの時間と労力を要する作業です。
しかし、OFFiTsを利用すれば、この手間を削減できます。
すでに整備された環境に入居するだけで、すぐに業務を開始可能です。
またOFFiTsでは、ネット環境やOA機器、家具・家電などが完備されており、初期費用を抑えられます。
さらに、フリードリンクや共用ラウンジなど、通常のオフィスでは体験できない充実したサービスも魅力の1つです。
オフィス移転のスケジュールに悩む前に、まずはOFFiTsにご相談ください。
ビジネスにぴったりの環境をご提案いたします。
まとめ
オフィス移転は、企業にとって大きな転機となるプロジェクトです。
適切なスケジュール管理が、成功を左右します。
オフィス移転を成功させるためには、十分な準備期間を確保し、計画的に進めることが重要です。
要件整理を丁寧に行い、適切な業者を選定し、タスク期限を守りながら進めていくことで、スムーズな移転を実現できるでしょう。
移転の手間や時間を省きたい場合は、「OFFiTs」のようなシェアオフィスの利用も検討してみてください。
すでに整備された環境にすぐに入居できるため、移転に伴うさまざまな作業や調整の負担を軽減できます。
オフィス移転は大変なプロジェクトですが、適切な計画と準備によって、新たな環境での業務をスムーズにスタートできるでしょう。
本記事が、皆様のオフィス移転の一助となれば幸いです。
