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もう迷わない!オフィス移転の進め方・タスク管理と業者選びのコツを紹介

2025年2月20日
もう迷わない!オフィス移転の進め方・タスク管理と業者選びのコツを紹介

「オフィス移転のタスクが多すぎて、どこから手をつければいいのかわからない」

「移転までの期間が短いのに、やるべきことが整理できていない」

「重要な手続きを見落としてしまうのではないか」

このような不安を抱えていませんか?

オフィス移転は、物件選びから内装工事、インフラ整備、引越し作業まで、数多くのタスクを限られた期間で確実に実行しなければなりません。

しかし、タスクの優先順位や実施時期を誤ると、業務に支障をきたしたり、予想以上のコストが発生したりする可能性もあるでしょう。

そこで本記事では、オフィス移転に必要なタスクを「準備段階」「実行段階」「完了後」の3つのフェーズに分け、それぞれの具体的な実施項目とスケジュールを詳しく解説します。

スムーズなオフィス移転を実現し、ビジネスへの影響を最小限に抑えたいとお考えの方は、ぜひ最後までご一読ください。

1.オフィス移転タスクの全体像を把握する方法

オフィス移転タスクの全体像を把握する方法

オフィス移転を成功させるためには、事前の綿密な計画と準備が不可欠です。

移転の複雑さを過小評価すると、思わぬ遅延やコスト増加を招く可能性があるため、全体像を正確に把握しましょう。

以下の3つの方法で、オフィス移転タスクの全体像を把握できます。

  1. オフィス移転の主な流れを理解する
  2. 時期ごとの主要タスクを確認する
  3. オフィス移転タスク全体のロードマップを作成する

この方法を組み合わせることで、余裕を持ったスケジュールを立てることができ、不測の事態にも柔軟に対応できるでしょう。

特にプロジェクトの初期段階では、必要な時間やリソースを適切に見積もることが重要です。

タスクの洗い出しを丁寧に行い、関係者間で認識を合わせることで、スムーズな移転を実現できます。

方法1.オフィス移転の主な流れを理解する

オフィス移転の全体像を把握する第一歩は、基本的な流れを理解することです。

一般的なオフィス移転は、計画立案から完了まで6つの重要なステップで構成されています。

フェーズ内容
移転計画の立案移転の目的を明確にし、予算とスケジュールの大枠を決定
移転先の選定企業のニーズに合った物件を慎重に探索
賃貸借契約物件が決まれば契約を締結
オフィス構築レイアウト設計や内装工事を実施
移転作業専門業者と連携して効率的な引越しを行う
移転前後の手続き行政手続きや取引先への連絡を漏れなく実施

この流れを理解することで、各段階で必要なタスクを適切に計画できます。

移転計画の立案時点から、それぞれのフェーズについて細かく定めておくと良いでしょう。

方法2.時期ごとの主要タスクを確認する

オフィス移転の主要タスクは、「準備段階」「実行段階」「引越し後」の3つの時期に大別されます。

各段階で必要なタスクを明確にすることで、効率的な移転計画を立てることが可能です。

移転の各段階主な作業内容
準備段階物件探し、内装設計、インフラ整備
実行段階通信設備の移設、引越し作業
引越し後新オフィスの業務環境整備、各種手続き完了確認

各タスクには期限と担当者を明確に設定し、責任の所在を明らかにしておきましょう。

また、業務への影響を最小限に抑えるため、移転先での業務継続計画も併せて策定する必要があります。

方法3.オフィス移転タスク全体のロードマップを作成する

オフィス移転の成功には、全体を見通したロードマップの作成が不可欠です。

ロードマップを作成することで、プロジェクト全体を可視化し、進捗状況を正確に管理できるでしょう。

ロードマップには、準備段階から完了までの全タスクを時系列で整理し、それぞれの所要期間や依存関係を明確にします。

特に重要なマイルストーンには余裕を持たせ、遅延が発生しても対応できる柔軟性を確保しましょう。

また、定期的にロードマップを確認・更新することで、プロジェクトの進捗状況を関係者全員で共有し、必要に応じて軌道修正を行えます。

ロードマップを作成し、作業を進めることで、予定通りの移転完了とスムーズな業務移行を実現できるでしょう。

2.オフィス移転の準備段階における9つのタスク

オフィス移転の準備段階における9つのタスク

オフィス移転の準備段階では、以下の9つの重要なタスクを行う必要があります。

  1. 移転プロジェクトの役割分担を決める
  2. 新オフィスを選定する
  3. スケジュールと予算の策定を行う
  4. 現オフィスの解約手続きを確認する
  5. レイアウト設計を決める
  6. インフラ整備を整える
  7. オフィス家具・什器の選定
  8. 引越し業者の選定と見積もり
  9. 法的手続き・各種申請を行う

このタスクを順序立てて行うことで、スムーズな移転が可能です。

タスク1.移転プロジェクトの役割分担を決める

オフィス移転プロジェクトを成功に導くためには、適切な役割分担が不可欠です。

まず、プロジェクトリーダーを選任し、その下に総務・人事・IT・財務などの各部門から担当者を配置しましょう。

リーダーは全体の進捗管理と意思決定を担い、各担当者は専門分野での実務を遂行します。

具体的な役割は、以下のとおりです。

  • 総務担当者:契約や各種手続き
  • 人事担当者:従業員への周知と調整
  • IT担当者:ネットワークやシステム移行
  • 財務担当者:予算管理

また、部門横断的なコミュニケーションを促進するため、定期的なミーティングも行います。

プロジェクトの規模に応じて、外部のコンサルタントや専門家の起用も検討しましょう。

タスク2.新オフィスを選定する

新オフィスの選定は、企業の将来を左右する重要な意思決定です。

選定にあたっては、まず移転の目的を明確にしましょう。

事業拡大による増床なのか、コスト削減なのか、働き方改革の推進なのか、目的によって求められる条件が異なってくるからです。

選定の具体的な基準として、以下の要素を総合的に評価します。

  • 立地(最寄り駅からの距離、従業員の通勤時間)
  • 賃料や共益費などのコスト
  • 必要面積と将来の拡張性
  • 建物のグレードやセキュリティ
  • 周辺環境(飲食店、商業施設の有無)
  • 耐震性能やBCP対応
  • 内装や設備の状態

複数の物件を比較検討し、企業の経営戦略にもっとも適した物件を選定することが重要です。

タスク3.スケジュールと予算の策定を行う

移転プロジェクトの成否は、緻密なスケジュールと予算管理にかかっています。

まず、移転完了日から逆算して全体スケジュールを作成しましょう。

一般的な移転プロジェクトでは、準備開始から完了まで3〜6か月程度かかります。

予算策定では以下の項目を漏れなく計上することが重要です。

  • 新オフィスの賃料・敷金・礼金
  • 内装工事費用
  • オフィス家具・什器の購入費
  • IT・通信設備の移設・新設費用
  • 引越し作業費用
  • 旧オフィスの原状回復費用
  • 予備費(総額の10〜15%程度)

スケジュールには必ず余裕を持たせ、予期せぬトラブルにも対応できるようにします。

また、定期的な進捗確認と予算管理のミーティングを設定し、遅延やコストオーバーを防ぎましょう。

タスク4.現オフィスの解約手続きを確認する

現オフィスの解約手続きは、想定以上に時間とコストがかかる場合もあるため注意しましょう。

まず賃貸借契約書を精査し、以下の重要事項を確認します。

  • 解約予告期間(通常3〜6か月前)
  • 原状回復の範囲と仕様
  • 敷金・保証金の返還条件
  • 中途解約に伴う違約金の有無
  • 退去時の立会検査の要件

原状回復工事は専門業者に依頼し、以下の作業を中心に、計画的に進めましょう。

  • 内装の撤去・補修
  • 床・壁・天井の補修
  • 電気・空調設備の復旧
  • 通信回線の撤去
  • 看板・サインの撤去

また、ビル管理会社との調整も重要で、エレベーターの利用時間や搬出経路の確認も必要です。

タスク5.レイアウト設計を決める

効率的で快適なオフィス環境を実現するため、戦略的なレイアウト設計が必要です。

設計では、以下の要素を考慮するとよいでしょう。

  • 部署ごとの適切な配置と動線
  • 会議室やミーティングスペースの数と規模
  • 受付やエントランスの設計
  • 執務スペースの形態(固定席/フリーアドレス)
  • リフレッシュスペースの配置
  • 収納スペースの確保

特に大切なのは、従業員の働き方に合わせた設計です。

例えば、コミュニケーションを重視する場合はオープンスペースを広く設け、集中作業が必要な部署には個室やパーティションで区切られたスペースを用意すると良いでしょう。

また、将来の組織変更や増員にも対応できる柔軟性を持たせることも重要です。

タスク6.インフラ整備を整える

オフィス移転におけるインフラ整備は、業務の継続性を確保する上でもっとも重要なタスクの1つです。

まず電話回線やインターネット回線、LAN回線については新オフィスの規模や従業員数を考慮して、適切な回線速度と容量を選定する必要があります。

特にインターネット回線は、テレワークやオンライン会議の増加に対応できるよう、余裕を持った帯域を確保することが重要です。

またOA機器については、コピー機、プリンター、FAXなどの必要台数を精査し、リース契約も視野に入れましょう。

セキュリティ面では、防犯カメラや入退室管理システムの導入を計画的に進めます。

特に機密情報を扱う企業では、セキュリティレベルの設定や監視体制の構築まで含めた総合的な整備が不可欠です。

タスク7.オフィス家具・什器の選定

オフィス家具・什器の選定は、従業員の生産性と快適性に直結する要素です。

デスク、椅子、会議テーブル、収納家具などは、以下の3つの観点から判断し、決定する必要があります。

項目内容
機能性長時間のデスクワークに適した人間工学に基づいた設計や、収納スペースの効率性を重視
デザイン性企業のブランドイメージや社風に合致したデザインを選ぶことで、統一感のある空間を作り出せる
コストパフォーマンス初期投資だけでなく、メンテナンスコストも考慮に入れた選定が重要

また、実際に使う従業員の要望やフィードバックを収集し、選定に反映させることで、より使いやすいオフィス環境にすることが可能です。

特に椅子の選定では、実際に試座期間を設けるなど、時間をかけて選定すると良いでしょう。

タスク8.引越し業者の選定と見積もり

オフィス移転を成功させるためには、信頼できる引越し業者を選定しましょう。

業者選定では、価格以外の要素も重要です。

まず、オフィス移転の実績と経験が豊富な業者を選びます。

特に、同規模・同業種の移転実績があれば、より安心です。

次に、以下の項目を確認し、見積もりの透明性と詳細さを確認します。

  • 梱包材料費
  • 人件費
  • 車両費用

また、保険の適用範囲や補償内容も重要な選定基準です。

高額なOA機器や重要書類の運搬には、十分な保証があるのか確認しましょう。

さらに、移転当日のスケジュールや人員配置計画、緊急時の対応方針なども確認しておきます。

最低でも3社以上から見積もりを取り、サービス内容と価格を比較検討することで、最適な業者を選定できるでしょう。

タスク9.法的手続き・各種申請を行う

オフィス移転に伴う法的手続きと各種申請は、企業の円滑な事業継続のために不可欠です。

この手続きは、企業側と従業員側それぞれで必要な対応が異なります

企業側では、まず法務局への登記変更手続きが必要です。

新オフィスの所在地を登記簿に反映させ、必要書類を漏れなく提出します。

また、電話番号やFAX番号の変更手続き、郵便物の転送手続きも重要です。

特に郵便物の転送については、移転後も一定期間は旧住所宛ての郵便物が届く可能性があるため、忘れずに対応しましょう。

従業員側としては、住所変更に関する各種手続きが必要となります。

具体的には、社会保険や税金関連の書類更新などです。

これらの手続きを漏れなく行うため、チェックリストを作成し、進捗管理を徹底することが求められます。

また、手続きに必要な書類や証明書の準備も計画的に進めましょう。

3.オフィス移転の実行段階における5つのタスク

オフィス移転の実行段階における5つのタスク

オフィス移転の実行段階では、以下の5つの重要なタスクを確実に遂行する必要があります。

  1. 社内への周知・説明を行う
  2. 取引先への連絡を行う
  3. 荷造り・搬出・搬入
  4. 旧オフィスの原状回復工事
  5. 新オフィスのインフラ設定・オフィス環境構築

特に注意すべき点は、各タスクの順序と相互依存関係です。

例えば、社内への周知と取引先への連絡は、荷造りや搬出作業の前に完了している必要があります。

計画的な実行と綿密なスケジュール管理が、スムーズな移転の鍵となるでしょう。

タスク1.社内への周知・説明を行う

オフィス移転の成功には、全社員の理解と協力が不可欠です。

まず、移転の目的や新オフィスの場所、移転スケジュール、各部署に求められる準備作業などを共有します。

特に大切なのは、従業員1人ひとりの不安や疑問に丁寧に対応することです。

具体的な周知方法としては、全体説明会の開催、部署ごとの個別ミーティング、社内イントラネットでの情報発信などを組み合わせて実施すると良いでしょう。

また、質問や要望を収集するための窓口を設置し、双方向のコミュニケーションを確保することで、スムーズな移転準備が可能になります。

従業員の通勤への影響や、新オフィスでの座席配置など、個人に関わる情報についても、できるだけ早期に共有することが望ましいでしょう。

タスク2.取引先への連絡を行う

取引先への移転告知は、ビジネスを継続する上で極めて重要なタスクです。

移転日時、新住所、一時的な業務停止期間の有無など、必要な情報を漏れなく伝えなければなりません

特に重要な取引先には、担当者が直接訪問して説明しましょう。

これは、信頼関係を強化する機会にもなります。

連絡方法は、取引先の重要度や取引内容に応じて使いわけることが効果的です。

例えば、主要取引先には訪問や電話での説明、その他の取引先にはメールや案内状での通知というようなアプローチを取ります。

また、業務への影響を最小限に抑えるため、スケジュール面で十分な余裕を持って連絡を開始しましょう。

また、取引先からの質問や懸念事項にも迅速に対応できる体制を整えておくと安心です。

タスク3.荷造り・搬出・搬入

荷造り・搬出・搬入作業は、オフィス移転の核となる重要なタスクです。

効率的な作業を実現するために、以下のような事前準備を行いましょう。

  • 部署ごとの荷物の仕分け
  • 梱包材の準備
  • 搬出入経路の確認
  • 書類や電子機器
  • 業務に直結する物品の取り扱い

作業を効率化するためのポイントとして、まず部署ごとに荷物の整理担当者を決め、不要品の廃棄や書類の電子化を進めます

また、搬出入時の混乱を避けるため、箱には行先を明確に表示し、重要度に応じて色分けするなどの工夫も効果的です。

搬出入当日は、各部署から作業立会人を選出し、配置や設置の確認を確実に行うことで、移転後のスムーズな業務再開につなげられます。

タスク4.旧オフィスの原状回復工事

原状回復工事は、賃貸借契約に基づく重要な義務であり、適切な実施が求められます。

契約書に記載された原状回復の範囲を確認し、必要な工事内容と費用を明確にしましょう

一般的な原状回復工事には、壁紙の張り替え、床材の補修、照明器具の交換などが含まれます。

契約内容によって要求される水準は異なるため、丁寧に確認しましょう。

特に、工期の設定や作業時間の調整、必要な許認可の確認などを事前に行います。

また、原状回復工事の完了後は貸主による検査を受け、必要に応じて追加の修繕を行うことで、敷金の返還などの手続きをスムーズに進められるでしょう。

タスク5.新オフィスのインフラ設定・オフィス環境構築

新オフィスでの業務開始に向けて、インフラ設定とオフィス環境の構築はもっとも重要なタスクの1つです。

ネットワーク環境、電話システム、セキュリティ設備など、業務に必要な基盤を確実に整備する必要があります。

特にサーバールームの設置やLAN配線工事などは、専門業者との綿密な打ち合わせが必要です。

快適な執務環境を実現するために、空調設備の調整、照明の配置、防音対策なども求められます。

また、コピー機やプリンターなどの共用機器の設置場所は、業務効率を考慮して決定しましょう。

さらに、従業員の要望を反映したリフレッシュスペースや会議室の設置など、働きやすさを重視した環境づくりを意識します。

この整備を通じて、従業員のモチベーション向上と業務効率の改善を図ることが可能です。

4.オフィスの移転完了後における5つのタスク

オフィスの移転完了後における5つのタスク

オフィス移転完了後も、重要なタスクは続きます。

以下の5つのタスクを確実に行うことで、新オフィスでの業務をスムーズに開始できるでしょう。

  1. 移転完了の報告と挨拶をしに行く
  2. 各種手続きの完了確認
  3. 新オフィス環境の整備・調整
  4. 不要品の処分を行う
  5. 移転後のフォローアップを行う

それぞれ解説します。

タスク1.移転完了の報告と挨拶をしに行く

移転完了後は、関係各所への報告と挨拶を速やかに行いましょう。

具体的には、取引先企業への訪問挨拶、近隣企業や町内会への挨拶回り、そして重要顧客への移転完了の報告などが挙げられます。

この際、新オフィスの地図や最寄り駅からのアクセス方法を記載した案内状を用意しておくと効果的です。

また、オンラインでの報告も併用することで、より多くの関係者に確実に情報を伝えられます。

移転の報告と挨拶は、ビジネス関係の維持・強化の機会としても活用できるため、経営層や営業担当者が積極的に関与しましょう。

タスク2.各種手続きの完了確認

オフィス移転に伴う各種手続きの完了確認は、業務の継続性を確保する上で極めて重要です。

具体的には、以下のような手続きが挙げられます。

  • 銀行口座の住所変更
  • 取引先への請求書送付先変更
  • 法人カードの住所変更
  • 電話・インターネット回線の移転手続き

これらの手続きについては、担当部署や担当者を明確にし、チェックリストを作成して進捗を管理することが効果的です。

変更漏れがあると、業務へ悪影響が及びます。

そのため、すべての手続きの完了を複数人で確認するのがおすすめです。

また、変更完了後は新しい住所での各種サービスが正常に機能しているかの確認も必要でしょう。

手続きの完了確認は、移転後の円滑な業務運営の基盤と言えます。

タスク3.新オフィス環境の整備・調整

新オフィスでの快適な作業と円滑な業務遂行のために、環境整備と調整は不可欠です。

まず、空調設備の適切な温度設定、照明の明るさ調整、防音・遮音対策などの基本的な環境設定を行います。

次に、プリンターやコピー機などのOA機器の配置や設定を最適化し、社員の動線を考慮した配置調整を実施しましょう。

また、会議室の予約システムの導入やフリーアドレス制を導入する場合のルール設定など、新しいオフィスならではの運用ルールも必要です。

社員からのフィードバックを積極的に収集し、必要に応じて微調整を行うことで、より効率的で快適な職場環境を実現できます。

タスク4.不要品の処分を行う

移転に伴う不要品の処分は、新オフィスの効率的なスペース活用のために重要なタスクです。

まず、処分対象となる什器や備品のリストを作成し、リサイクル可能なもの、廃棄が必要なもの、寄付できるものなどに分類します。

特に、機密情報を含む書類やデータは、適切な方法で確実に廃棄することが必要でしょう。

また、大型の什器や電子機器は、専門の廃棄業者に依頼し、法令にしたがって適切に処分することが重要です。

環境への配慮から、可能な限りリサイクルや再利用を検討し、廃棄物の削減に努めることも企業の社会的責任として求められます。

タスク5.移転後のフォローアップを行う

移転後のフォローアップは、オフィス環境の継続的な改善と業務効率の向上のために必須です。

定期的に社員からフィードバックを収集し、レイアウトの変更、設備の追加、業務フローの見直しなどを実施します。

特に移転直後は、新しい環境への適応状況を細かくモニタリングし、必要な調整を迅速に行うことが重要です。

また、セキュリティシステムの運用状況、省エネ対策の効果、コミュニケーションの質の変化なども評価します。

このフォローアップ活動を通じて、オフィス移転による投資対効果を最大化し、より生産性の高い環境を実現できるでしょう。

5.オフィス移転に関わるタスク管理を効率化する4つのコツ

オフィス移転に関わるタスク管理を効率化する4つのコツ

オフィス移転を成功に導くためには、以下に挙げた4つのタスク管理のコツを押さえることが重要です。

  • チェックリストの活用
  • スケジュール管理ツールの導入
  • 関係者との情報共有を密に行う
  • 外部の専門家に依頼する

それぞれ確認していきましょう。

コツ1.チェックリストの活用

オフィス移転では数百にもおよぶタスクが発生するため、チェックリストの活用が不可欠です。

まず、移転プロジェクトの開始時に、必要なタスクを網羅的に洗い出し、部門ごとや時系列ごとに整理したチェックリストを作成します。

具体的には、「契約関連」「インフラ整備」「什器・備品」「各種届出」などのカテゴリーに分類し、それぞれの担当者と期限を明確にすると良いでしょう。

このチェックリストは、プロジェクトの進捗管理ツールとしても活用可能です。

また、過去に移転経験がある社員や専門家の意見を取り入れることで、より実践的なチェックリストを作成できます。

チェックリストは定期的なレビューを通じて、タスクの追加や修正を行い、常に最新の状態を維持することも重要です。

コツ2.スケジュール管理ツールの導入

オフィス移転における効率的なタスク管理には、専用のスケジュール管理ツールの導入が効果的です。

Microsoft ProjectやTrelloなどのプロジェクト管理ツールを活用することで、複雑に絡み合うタスクの依存関係や進捗状況をリアルタイムで把握できます。

特に大切なのは、クリティカルパス(プロジェクトの完了に影響を与える重要なタスクの連鎖)の可視化です。

遅延が全体スケジュールに与える影響を予測し、適切な対応を取れます。

また、チーム全体でスケジュールを共有することで、各メンバーが自身の担当タスクの期限や優先順位を明確に理解し、効率的に業務を進められるでしょう。

定期的なスケジュールの更新と調整を行うことで、プロジェクト全体の遅延リスクを最小限に抑えることが可能です。

コツ3.関係者との情報共有を密に行う

オフィス移転では、社内外の多くの関係者との円滑なコミュニケーションが成功の鍵です。

まず、定期的なプロジェクトミーティングを設定し、進捗状況や課題の共有を行います。

また、SlackやTeamsなどのコミュニケーションツールを活用することで、リアルタイムでの情報共有や素早い意思決定が可能です。

IT部門とのネットワーク環境の調整、総務部門との各種申請手続き、経理部門との予算管理など、部門をまたぐ課題に対して迅速に対応できる体制を整えましょう。

また、引越し業者や工事業者などの外部パートナーと定期的な打ち合わせを行うことも重要です。

スケジュールの調整や作業内容の確認を徹底することで、スムーズな移転を実現できるでしょう。

コツ4.外部の専門家に依頼する

オフィス移転を成功させるには、専門家の知見を適切に活用することも重要です。

特に、オフィスデザイン、内装工事、ネットワーク構築などの専門性の高い分野では、経験豊富な業者への依頼が不可欠でしょう。

専門家に依頼することで、最新のオフィストレンドや効率的な工事手法、法的要件への対応など、社内だけでは得られない知識やノウハウを活用できます。

また、移転コンサルタントを起用することで、プロジェクト全体の進行管理や予算管理を効率化することも可能です。

ただし、外部専門家への依頼は、予算と相談しながら必要な領域を見極めなければなりません。

社内でできることと外部に依頼すべきことを明確に区分し、コストと効果のバランスを取りながら進めていくことがポイントです。

6.オフィス移転中によくあるリスクと対策

オフィス移転中によくあるリスクと対策

オフィス移転を成功に導くためには、想定されるリスクを事前に把握し、適切な対策を講じることが重要です。

特に注意が必要な主なリスクとしては、以下の3点が挙げられます。

  1. 移転スケジュールが遅延する
  2. 情報伝達が滞りミスが出る
  3. 予算オーバーになる

それぞれ確認しましょう。

リスク1.移転スケジュールが遅延する

オフィス移転では、スケジュールの遅れが生じるリスクは避けられません。

具体的には、内装工事の遅れ、オフィス家具の納期遅延、各種申請手続きの遅滞などが主な原因として挙げられます。

これらの遅延は連鎖的に影響し、全体のスケジュールを大きく狂わせかねません。

スケジュール遅延を防ぐためには、余裕を持った計画立案と進捗管理が不可欠です。

まず、20%程度の予備日程を確保することが推奨されます。

また、週次での進捗確認会議を設定し、関係者間で情報を共有することで、早期に問題を発見し対処できるでしょう。

さらに、クリティカルパスとなる作業については、代替案を事前に用意しておくことで、遅延リスクを最小限に抑えることが可能です。

リスク2.情報伝達が滞りミスが出る

情報伝達の不備は、オフィス移転プロジェクトを混乱に陥れる要因の1つに数えられます。

特に多いのが、担当者間の連絡漏れや認識の齟齬による作業ミスです。

これを防ぐために、Slack、Microsoft TeamsなどのコミュニケーションツールとTrello、Asanaなどのタスク管理ツールを組み合わせて、リアルタイムの情報共有を可能にしましょう。

また、重要な決定事項は必ずメール等で記録を残し、定期的な会議で進捗と課題を共有することが重要です。

さらに、移転に関する情報をまとめたマニュアルを作成し、関係者全員が常に最新の情報にアクセスできる環境を整備することをおすすめします。

リスク3.予算オーバーになる

予算管理の失敗は、プロジェクト全体に深刻な影響を及ぼします。

予算オーバーを防ぐためには、まず詳細な見積もりと予備費の確保が重要です。

具体的には、総予算の15〜20%程度を予備費として確保することをおすすめします。

また、定期的なコスト管理を行い、支出状況を可視化することで、早期に予算超過のリスクを発見できるでしょう。

内装工事や什器購入などの大型支出については、複数の業者から見積もりを取得し、価格交渉の余地を確保することも効果的です。

さらに、段階的な支出計画を立て、各フェーズでの予算執行状況を確認することで、予算超過を未然に防げます。

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OFFiTs

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これらには光熱費やネット使用料も含まれているため、予算管理も容易になります。

さらに、明るく開放的なコワーキングスペースや屋上テラスなど、従業員のモチベーション向上につながる充実した共用施設を完備しているのも強みです。

業種や企業規模を問わず、創造性を刺激する洗練された空間で働くことができます。

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まとめ

オフィス移転は、準備段階から完了後まで、数多くのタスクを確実に行う必要がある大規模なプロジェクトです。

成功の鍵は、全体像を把握した上で、各フェーズのタスクを計画的に進めることにあります。

特に大切なのは、移転プロジェクトの早期段階での役割分担とスケジュール策定です。

プロジェクトリーダーを中心に、各部門の担当者が連携して進める体制を整えることで、複雑なタスクも効率的に遂行できます。

また、チェックリストやスケジュール管理ツールを活用し、進捗状況を可視化することで、遅延やミスのリスクを最小限に抑えましょう。

この記事で紹介したタスク管理の方法とリスク対策を、御社の移転に役立てていただけると幸いです。

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