シェアオフィスで電話やオンライン会議ができるのか心配になった経験はありませんか？
仕事で大切な電話をするときに、周りの人に迷惑をかけないか、音が聞こえてしまわないかと不安に思う人も多いでしょう。
シェアオフィスは、電話やオンライン会議をするための設備がしっかりと用意され、電話ブースや個室、会議室など、目的に合わせて選べる便利なスペースです。
この記事では、シェアオフィスで電話を使うときのポイントや注意点について詳しく説明します。
記事を読み終わる頃には、自分に合ったシェアオフィスを選ぶコツがわかり、安心して電話やオンライン会議ができるようになるでしょう。
電話環境の整った快適なワークスペースを見つけて、仕事の効率アップを狙いませんか。
シェアオフィスでの電話・オンライン会議は可能
シェアオフィスでは、電話やオンライン会議を行えます。
専用の電話ブースや防音の個室、会議室などが用意されているので、周りの人を気にせずに通話が可能です。
ただし、オフィスによって設備やルールが違うので、契約する前にどのようなスペースがあるかを確認しましょう。
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シェアオフィス内の電話に適したスペース３選
シェアオフィスで電話をするときに使えるスペースには、いくつかの種類があります。
それぞれの特徴を理解して、自らの使い方に合った場所を選ぶことが重要です。
以下では、代表的な3つのスペースについて詳しく説明します。
- 電話ブース
- 会議室
- 完全防音の個室
それぞれ見ていきましょう。
（１）電話ブース
シェアオフィスには「電話ブース」という、電話やオンライン会議のために作られた小さなスペースがあります。
このブースは、周りに声が漏れにくいように作られているので、ほかの人を気にせずに話すことが可能です。
この電話ブースには2つのタイプがあります。
- 予約が必要なタイプ
- 空いていればすぐ使えるタイプ
契約前にどちらのタイプなのかをチェックしておくと安心です。
完全な個室よりは気軽に使えるため、ちょっとした電話や短めのオンライン会議にはちょうどいいスペースでしょう。
（２）会議室
シェアオフィスの会議室は、周りを気にせずに電話やオンライン会議ができるスペースです。
何人かで一緒に話すときや、声のボリュームを気にせず使えるでしょう。
ただし、ほとんどの会議室は「予約制」になっているため、急に電話がかかってきたときにすぐ使えるとは限りません。
事前にスケジュールを決めて使う形になります。
とはいえ、通話だけでなく、Web会議やプレゼンにも使える便利な場所です。
（３）完全防音の個室
「完全防音の個室」は、大事な話や、周りに聞かれたくない内容の電話やオンライン会議をするのにピッタリです。
具体的には、以下の場面で特に役立ちます。
- クライアントとの商談
- 社内の重要な打ち合わせ
カフェのようなオープンな場所では話しにくい内容でも、防音個室なら音漏れの心配がありません。
また、防音だけでなく、空調（エアコン）やコンセントがちゃんとあるかも大事なポイントです。
防音性だけでなく、部屋の快適さや設備の充実度もしっかりチェックしましょう。
シェアオフィスで電話契約をする際に確認すべき通話環境のポイント
シェアオフィスで電話を使うときに、料金や通話品質、サービス内容をしっかりチェックすることをおすすめします。
具体的には、以下の4つのポイントを確認しておきましょう。
- 電話レンタル料は適切か
- 通話料は適切か
- 通話の品質に問題がないか
- 電話代行や転送サービスがあるか
それぞれ解説します。
ポイント１．電話レンタル料は適切か
シェアオフィスで電話を使いたいなら、まず「電話がレンタルできるか」と「月にいくらかかるのか」をチェックしましょう。
固定電話やIP電話（ネットを使った電話）を借りられるところもあるため、オプションがあるかを確認してください。
一般的なシェアオフィスの月額料金相場は、個室タイプで月額30,000円〜80,000円程度、ブースタイプ（半個室）で月額15,000円〜50,000円程度となっています。
電話レンタル料の目安は、以下のとおりです。
| 電話の種類 | 月額料金の目安 | 特徴 |
| 固定電話 | 1,500円〜3,000円 | 一般的な電話番号（03など） |
| IP電話 | 500円〜1,500円 | インターネット回線を使用 |
| 050番号 | 300円〜800円 | 通話料が安い |
料金だけでなく、付いてくるサービスも見逃してはいけません。
例えば、留守電が使えるか、着信・発信に制限があるか、そういう細かいところも後で困らないように確認しておきましょう。
ほかのオフィスサービス（会議室やWi-Fiなど）とセットで料金が決まっている場合もあります。
ポイント２．通話料は適切か
シェアオフィスで電話を使うときに気になるのが「通話料」です。
携帯にかけるときや、市外にかけるときは、料金が高くなることもあるので注意しなければなりません。
使う時間帯によって料金が変わるプランもあるため、そこも事前に確認しておいた方が良いでしょう。
一般的な通話料の目安は以下のとおりです。
- 固定電話から固定電話：3分間で約8.5円〜22円
- 固定電話から携帯電話：1分間で約17円〜22円
- IP電話：全国一律で3分間約8円程度
「IP電話」や「050番号」を使えば、普通の電話より安くなるケースもあります。
それから、会社で使うなら「法人向けの電話プラン」があるかも要チェックです。
ポイント３．通話の品質に問題がないか
シェアオフィスで電話やオンライン会議をするなら、「ちゃんと相手に声が届くか」チェックしましょう。
音の質（通話のクリアさ）に関わってくるのが、ネット回線の安定さです。
回線が不安定だと、以下のような状況に陥りやすいでしょう。
- 声が遅れて聞こえる（ラグがある）
- ブツブツ切れる
- ノイズが入る
これは会議中だとかなりストレスであり、相手にも迷惑をかけてしまいます。
そのため、シェアオフィスを選ぶときは次のポイントをチェックしましょう。
- 光回線か（通信速度が速くて安定している）
- Wi-Fiの同時接続人数（人が多いと回線が混んで遅くなりがち）
このあたりを事前に確認しておけば、「声が聞こえない！」といったトラブルを減らせます。
ポイント４．電話代行や転送サービスがあるか
シェアオフィスを使うとき、自分が電話に出られない時間もあるでしょう。
例えば会議中や、外出しているときなどが考えられます。
そうしたときに便利なのが「電話の転送サービス」や「電話代行サービス」です。
あなた宛にかかってきた電話を別の電話に転送したり、代わりにスタッフが電話を受けてくれたりするサービスを指します。
また、オフィススタッフが秘書の役割を担当してくれる「秘書代行」サービスも便利です。
ただし、サービスの内容や料金はオフィスによって違うので確認しましょう。
例えば、「とりあえず電話を受けるだけ」という簡単なプランもあれば、「予約の受付までしてくれる」といった手厚いプランもあります。
シェアオフィスで電話する前に知っておくべき４つの注意点
シェアオフィスで電話やオンライン会議をする前に、知っておくべき注意点は以下の4つです。
- 声が大きすぎないか
- 長電話にならないか
- 電話するスペースは防音か
- 利用規約に違反しないか
これらのポイントを押さえておけば、周りの人に迷惑をかけずに、スムーズに通話ができます。
注意点１．声が大きすぎないか
シェアオフィスで電話やオンライン会議をするときに気をつけたいのが「声の大きさ」です。
オープンスペースだと、ちょっとした声でも思った以上に響くので、周りの人の集中を邪魔してしまうこともあります。
この場合、ヘッドセットやマイク付きイヤホンを使うと、自らの声をあまり大きく出さなくても相手にちゃんと届くので便利です。
また、防音ブースを使うときでも、だれにも聞こえないだろうと油断して大声で話すのはやめましょう。
基本的には「周りに人がいる」という意識を持って、ボリュームを抑えるのがマナーです。
注意点２．長電話にならないか
シェアオフィスは、いろんな人が一緒に使う場所なので、電話の時間が長くなると周りの迷惑になることもあります。
例えば、オープンスペースでずっと電話していると、「ちょっと静かにしてほしいな…」と思われてしまうこともあるでしょう。
長めの電話やオンライン会議があるときは、できるだけ個室や会議室を使うのがベターです。
周りも気にならないうえ、自分も集中できます。
もし「電話の機会が多いな」という人は、最初から電話対応に向いているプランがあるシェアオフィスを選んでおきましょう。
注意点３．電話するスペースは防音か
シェアオフィスのオープンな空間や共用のスペースでは、電話やオンライン会議がNGというルールになっているケースもあります。
他の利用者の集中を妨げたり、迷惑になったりするからです。
電話やWeb会議をよく使うなら、「ちゃんと話せる防音スペースがあるか」を事前にチェックしたほうが良いでしょう。
- 壁やドアがちゃんと閉まるか
- 吸音素材（音を吸収してくれる素材）が使われているか
上記のように、物理的に音が漏れにくい作りになっているかがポイントです。
それに加えて、ブースの中が快適かもチェックしましょう。
エアコンや換気システムがきちんと整っていないと、長時間の通話には集中できないでしょう。
注意点４．利用規約に違反しないか
シェアオフィスで電話やオンライン会議ができるかは、オフィスごとのルール（＝利用規約）に書いてあります。
また、「通話NG」と決まっているエリアもあるので注意が必要です。
オフィス内の決まりを守ることで、余計なトラブルを防げるでしょう。
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まとめ
シェアオフィスでの電話利用について、ポイントをまとめると以下のとおりです。
- シェアオフィスでは電話やオンライン会議が可能
- 電話ブース、会議室、完全防音の個室など利用スペースを選択できる
- 電話レンタル料、通話料、通話品質を事前に確認する
- 声の大きさや利用時間、防音性、利用規約に注意して使用する
これらのポイントを押さえれば、快適にシェアオフィスで電話を利用できるでしょう。
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まずはお気軽に見学にお越しいただき、ビジネスに最適な環境かをご確認ください。
